Att komma överens om deadlines med dig själv fungerar inte här

Ett råd som jag har hört många gånger över är att sätta in deadlines med dig själv. Med andra ord, när du arbetar med en uppgift, håller du med om en tidsfrist som du försöker behålla. Detta i sin tur bör hjälpa dig att slutföra uppgiften i tid.

Låt mig fråga dig det här: Hur många gånger har du bara ställt in sådana tidsfrister för att inse att du inte kunde behålla dem? Eller hur många gånger har du skjutit upp eller ändrat så mycket tidsfrist till ett senare datum sedan du insåg att du inte kan få uppgiften klar eftersom tidsfristen var orealistisk? Jag vet inte om dig, men det har hänt mig många gånger och jag har kommit till slutsatsen att förhandlingar och inställning av deadlines bara med dig själv är dömd att misslyckas.

Problemet är att det är så enkelt att ändra och skjuta ut tidsfristerna istället för att försöka svåra att få jobbet inom de angivna gränserna. Om så är fallet, det som faktiskt får oss att försumma de tidsfrister vi ställt på detta sätt?

Du känner inte trycket

Svaret på denna fråga är enkelt: du håller tidsgränserna för dig själv och ingen annan vet om dem.

Problemet med detta tillvägagångssätt är att det är enkelt att göra ändringar i den ursprungliga planen eftersom du är den enda personen som känner till den. Utan extern feedback eller tryck mot dig själv är det mycket enkelt att göra de förändringar. Tyvärr är det bara att fuska dig själv och det kan leda till onödig förhöjning, vilket i sin tur gör det svårare för dig själv och att uppnå en uppgift blir hårdare och hårdare. Reklam

Det här är för dåligt, eftersom den ädla tanken om en tidsfrist nu vänds upp och ner: Istället för att gränserna ska ställas för ditt arbete och få dem gjort i rätt tid, fortsätter uppgiften att onödigt hänga på din arbetslista.

Så du tror att andra kritiserar dig?

När jag tänker på situationerna när jag har bestämt deadlines med mig själv (som jag inte kunde hålla kvar), kan jag tänka på minst tre huvudorsaker för att göra det:

• Jag ville inte känna yttre tryck
• Jag var inte säker på om jag kunde avsluta uppgiften i tid
• Jag kände att andra kunde kritisera mig om jag inte levererade uppgiften inom de angivna gränserna

Först publicerar en tidsfrist offentligt dig mer utsatt för yttre tryck. Med andra ord förväntar sig andra att du kommer att uppfylla löftet om att få något gjort innan tidsfristen. Om detta tryck bara är för mycket att hantera, försöker du undvika det.

För det andra kan du känna dig osäker på dina egna möjligheter att leverera en uppgift inom en tidsram. Det här är speciellt sant om du verkligen inte känner till uppgiften väl eller att du inte har nödvändiga färdigheter för att utföra det.

För det tredje vill ingen kritiseras eller skrek om arbetet inte levereras i tid. Att hålla deadline för dig själv är lättare, eftersom du är den enda som vet om det. Reklam

Sträcker din komfortzon

För att bli av med ineffektiviteten i internt förhandlade tidsfrister, borde du bara göra motsatsen: Var öppen om dem och meddela tidsfristerna till världen. Bara på det sättet kan du förvänta dig bättre resultat, och det gör att du försöker göra det svårare att leverera uppgifterna i tid. Även om det här kan tyckas läskigt för vissa, borde du göra det ändå. Det är det enda sättet att övervinna den kontinuerliga uppskjutningen och fusk på dig själv med tidsfrister, som du inte kommer att träffas.

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Innan du meddelar någonting till världen förstår du att du har mindre tid än du tror. När du inser det, hjälper det dig att ställa mer realistiska tidsfrister, vilket minskar de rädslor du har för att ställa in de offentliga tidsramarna. Dessutom, när du är realistisk om dina egna färdigheter och förstår vad uppgiften verkligen handlar om, och då blir det enklare att skaffa enklare scheman.

Deadlines det rätta sättet

1. Analysera din situation noggrant. Innan du ställer in deadlines, fråga dig själv dessa frågor:

• Vad är den faktiska tiden jag har?
• Hur mycket arbete behöver jag verkligen göra?
• Vad är min kompetens relaterad till uppgiften och deadline?

Var väldigt realistisk med svaren, eftersom det här ligger till grund för goda fasta tidsfrister. Om du har några tvivel om dina egna färdigheter, om uppgiften, eller tillgänglig tid, är det dags att vara mer konservativ på vad du lovar.

2. Mindre är mer. Bestäm det mål du vill nå, men var medveten om att lova för mycket. Som sagt har du mindre tid på dina händer än du tror och tiden flyger bokstavligen när du kommer ner i ditt arbete. Reklam

Att ta ett lite mer konservativt tillvägagångssätt är bättre än att försöka lova för mycket. Att få mindre arbete i detta fall är bättre än att förklara senare varför du inte kunde få allt gjort som du så djärvt lovade att göra.

3. Tänk på externa faktorer. Förstå att det finns faktorer som minskar den tid du har för uppgiften och för att möta tidsfristen.

Om du till exempel lovade att göra en uppgift för din chef inom fem dagar, men du reser på måndag och du har möten hela tisdagen, har du plötsligt bara tre dagar att göra uppgiften. Ta hänsyn till dessa yttre orsaker när du bestämmer dig för den offentliga tidsfristen för ditt arbete.

4. Var ärlig mot dig själv (och andra). Denna punkt är helt avgörande.

Till exempel när jag var jobbig i mitt jobb och jag fick en uppgift som jag inte var skicklig att göra, lät jag min chef eller projektledare veta om det. På det sättet ställde jag inte upp orealistiska förväntningar och alla visste vad den verkliga situationen var. Reklam

5. Meddela tidsfristen till världen. När du har all bakgrundsarbetet gjort är det dags att offentligt meddela din tidsfrist. Detta gör att du verkligen försöker att möta deadline och skjuta upp det blir hårdare och hårdare.

När du tillkännager ditt schema, gör dig själv ansvarig, till exempel för dina blogg besökare, e-postlista abonnenter, dina vänner, din make, dina kollegor och din chef, din mastermind grupp eller din tränare.

6. Lär av misslyckande. Om du fortfarande råkar missa en deadline, analysera varför det hände. Ta bara lugnt reda på orsakerna som leder till att du saknar det och använd den erfarenheten nästa gång när du ställer in en annan tidsfrist.

Slutsats

Det finns tillfällen då det är motiverat att hålla en tidsfrist för dig själv, men om du har en viktig uppgift som du vill få gjort är det ett bättre alternativ att meddela tidsfristen till världen (speciellt om den här uppgiften tar dig närmare dina stora mål). Till exempel skriver jag en produktivitetsbok just nu och jag har redan meddelat mina e-postabonnenter (och alla jag pratar med) att denna bok kommer att publiceras den 22 oktober 2013.

På det här sättet kommer jag att se till att verkligen träffa tidsfristen och få allt gjort före det datumet.

Över till dig: Hur skapar du effektiva deadlines?