Tillbaka till Grundläggande Referens Arkivering

En av de största källorna till rodnad i nästan vilken kontorsmiljö som helst är obearbetad pappersarbete. Jag tror att alla lider åtminstone lite från Keep-It-syndromet, den fruktansvärda ångest som får oss att föra varje pappersskrot som korsar våra skrivbord med en mystisk kraft som gör det nästan omöjligt att kasta bort något.

Åtminstone en del av problemet är obeslutsamhet. Många av de papper som vi håller är inte verkligen nödvändiga, men vi håller då “utifall att” Vi behöver dem på vägen. Eftersom de inte är särskilt användbara, är de svåra att organisera på något meningsfullt sätt, så de staplar upp eller får skjutas in i en shoebox eller proppas in i ett obeskrivligt arkivskåp utan någon särskild ordning.

Men det är bara en del av problemet. Ett djupare problem är att veta att vi behöver något men inte vet hur man arkiverar det på ett sätt som håller det ut ur vårt sätt när vi inte behöver det men gör det enkelt att hämta på ett ögonblick när vi do behöver det. Rädslan att förlora något viktigt, eller glömma det, kan vara förlamande, vilket ofta leder oss att lämna mer saker än vi lämnar in. Reklam

Filing är förmodligen den enklaste, minst tänkande uppgiften du kan göra på ett kontor, men för att så mycket riskerar det, skapar det en stor ångest - och i nästan varje kontorsmiljö som jag någonsin har arbetat med har den ångesten bidrog mycket till misslyckandet av arkiveringen att få gjort.

Så vad ska man göra?

Först och främst måste vi skilja mellan flera olika typer av papper. Den första är projektfiler, som jag har diskuterat tidigare - dessa måste vara nära till hands, och är vanligtvis det enklaste att ta reda på. Den andra är officiella handlingar - fakturor, räkningar, kvitton, formulär, rapporter, mötesprotokoll etc. De här tenderar också att falla i naturliga kategorier som föreslår sig själva och är lätta att utveckla ett arkivsystem kring.

Det verkliga problemområdet när det gäller arkivering är referensmaterial. Referensmaterial är något som innehåller information som vi behöver eller kommer att behöva vid någon tidpunkt och som kommer att ha en ansökan utöver deras omedelbara användning. För mig är en stor del referensmaterial - vi pratar kanske 10 000 sidor här - akademiska artiklar och anteckningar som jag har samlat sedan jag började på grundskolan för över tio år sedan. Som akademiker använder jag detta material för att skriva papper, undersöka ämnen för presentation i klassen och provocera nya idéer - men inget av det gör mig bra om jag inte kan hitta det jag söker när jag letar efter Det. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Det system som omedelbart tyder på sig är alfabetiskt, och i åratal var det hur jag organiserade de flesta av mina papper: alfabetisk av författarens efternamn, precis som mina böcker. Problemet med detta system är att medan det är lätt att ta reda på var nya papper går - titta bara på författarens efternamn - filhämtning är en smärta. Om jag vill ha information om mat tabuer i södra Stilla havet, till exempel, måste jag komma ihåg att Margaret Mead skrev om det ämnet. Mead är lätt att komma ihåg - hon är förmodligen den mest kända av alla antropologer - men vad händer om det papper jag vill ha är något jag tittat på av en författare vars namn jag inte kan komma ihåg, kanske en doktorand vid ett obekant universitet?

För att lösa problemet med hämtning omorganiserade jag många av mina filer enligt huvudämnet. Det här är det system som David Allen rekommenderar Få saker gjorda, och det hjälper till stor hjälp med hämtning. Efter flera år av ämnesbaserad arkivering, hade jag flera snyggt organiserade lådor med mappar arrangerade alfabetisk efter ämne: “Kolonialism” efter “Kalla kriget” och före “Counter-Upproriskhet”. Att hitta en mapp full av referenser på ett visst ämne var en bris.

På toppen av arkivskåpet var det dock en växande hög med ofilade papper. Un-file-able papper. Legitimationen som behandlas lika med två eller flera ämnen, papper som inte lånade sig till något lätt minnet ämnesrubrik, och så vidare. Som Allen noterar, om det tar mer än några sekunder att fila något, kommer chansen att du gör det faller drastiskt - arkiveringen måste vara snabb, enkel och till och med kul eller vi kommer att motstå att göra det. Det betyder att som min arbetsack jag inte kunde kategorisera, märka och fila om några sekunder växte blev jag mer och mer resistiv mot arkivering helt och hållet.

Och så föll mitt imperium av papper. Reklam

Ange pappersdraken

Systemet jag börjar implementera är inspirerat av det system som används av Paper Tiger dokumenthanteringsprogram. I Paper Tiger-systemet numreras filer och arkiveras lågt till högt. Varje nytt dokument eller en grupp dokument går in i nästa lediga tomma mapp, och en beskrivning av innehållet och sökordet anges under den mappens nummer i programmets databas. Således kan min mapp full av resurser på motuppror komma i mapp 08174; För att hitta det, söker jag bara i databasen för “upprorsbekämpning”, som kommer att berätta exakt var de dokument jag behöver är.

Paper Tiger-programvaran är inte billig - den kompletta versionen av enskilda slutanvändare är cirka 170 dollar. Istället skapar jag ett enkelt kalkylblad med kolumner enligt följande:

Mapp # | Titel | Författare | Nyckelord | anteckningar

Mappnummerkolumnen är redan numrerad till 1000 (eller 01000, faktiskt - jag kan lägga till fler nummer upp till 99.999 om jag behöver. Jag tänker långdistans, här!). Tanken är att för att hitta något kan jag CTRL-F söka. Senare kan jag skapa frågor mot bordet, men för nu är det enkelt “hitta på sidan” sökningen ska vara tillräcklig. Senare kan jag importera hela shebang till Access eller någon annan databas - kanske blir jag galen en helg och importerar den till MySQL och skriver en Ruby on Rails front end! (Jag har alltid velat lära mig Ruby on Rails ...) Reklam

Papper Tiger är i grunden ett märkningssystem för fysiska dokument (även om det tekniskt skulle kunna utvidgas till att omfatta digitala dokument på min dator eller i själva verket någon sak som jag var villig att katalogisera. Men det viktiga är att det löser både problemet av arkivering - utan att vara begränsad till en ämnesrubrik, behöver jag inte längre oroa mig för att jag inte kan hitta något eftersom jag skickade det under “Imperialism” och letade efter det under “Kolonialism” - och problemet med hämtning - den enda skickligheten jag behöver hitta en fil räknar.

Hur är det med dig? Hur har du löst dina inlämningsproblem - eller har du det? Vad har inte fungerat för dig tidigare (eller nuet), och vad har det? Låt oss veta dina tankar i kommentarerna.