Bästa praxis Få ut det mesta av att arbeta i en digital värld

Digital arbetsflöde

Som direktör för produktmarknadsföring hos Adobe talar jag med kunder varje dag om hur de bättre kan maximera produktiviteten på arbetsplatsen. De säger ofta att de spenderar mer tid att räkna ut hur man gör sina jobb än att faktiskt göra dem.

Regelbundet står inför den svimlande volymen av information, har de svårigheter att hålla alla på samma sida, hålla reda på förlorade data, information och IP. Och idag använder yrkesverksamma inom branschen olika enheter som smartphones och surfplattor för att få jobb. Vi litar på tekniken för att göra våra dagar mer produktiva, men med så många olika verktyg och plattformar som finns tillgängliga för oss idag undrar vi om vi kan vara överkomplicerade saker. Ska inte den digitala världen göra våra liv enklare och minska komplexiteten? Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Arbetande yrkesverksamma, särskilt de som arbetar på kontorsområdet, bör ta en hård titt på sina digitala arbetsvanor och känna igen om dessa vanor hjälper till eller skadar produktiviteten. IT-avdelningar kan få anställda med rätt verktyg och träning, men individer har slutligen kontroll över hur de använder träningen och verktygen.

Det första steget för att få ut det mesta av att arbeta i en digital värld är att få ett handtag på ditt digitala arbetsflöde. Vad är en “digitalt arbetsflöde”? Vi har alla en. Ett digitalt arbetsflöde är beroende av elektroniska processer som eliminerar behovet av traditionella pappersmaterial. Reklam

Kärnan i ett digitalt arbetsflöde är dokument. Företag drivs på dokument. De har företagshistoria, ekonomi, strategiska planer, personaldata etc. För detta inlägg kommer jag att fokusera på det digitala dokumentet på grund av den kritiska rollen som spelar i vårt dagliga arbete.

Lägg innehållet i kontext

Tack vare sociala medier har det skett ett dramatiskt skift i hur vi interagerar med innehållet. Begreppet dokument var vanligt papper, gjort digitalt. Men nu har varje arbetare makten i en multimediastudio på sin telefon eller bärbara dator. Reklam

Nu blir frågan hur använder de detta och blir mer produktiva samtidigt? Ett försäkringsagent behöver till exempel behandla video, bilder och blanketter för att påskynda ett krav. Det skulle vara mer meningsfullt att kombinera den informationen på ett smältbart sätt som är intuitivt och enkelt att navigera genom. Att lägga innehåll i kontext ger inte bara tydlighet; det förbättrar också produktiviteten eftersom informationen är mer effektiv.

Krossa inte kedjan

Vi har alla varit där - vi kommer till en punkt när vi arbetar på ett projekt eller uppdrag där vi måste hämta telefonen eller skicka ett mail för att få något gjort. Sedan väntar vi. Förvånansvärt är e-post fortfarande den mest använda mekanismen för att utbyta filer och kommentarer i ett typiskt arbetsflöde. Reklam

Ett advokatbyrå utarbetar till exempel ständigt handlingar som innehåller långa vittnesmål, expertrapporter och utställningar etc. Dessa typer av dokument kan vara många hundra sidor långa och de behöver ibland ändringar i sista minuten innan de skickas till domstolen. Du kan föreställa dig maktkraften som går samman, redigerar, granskar och skickar denna stora mängd information och eventuella negativa effekter på produktiviteten. Projekt som dessa kräver verktyg som går utöver att skapa en PDF-form, redigera den och skicka e-post till den - de behöver en lösning för att slutföra jobbet snabbt, från början till slut.

Skydda dig

Slutligen, om din information inte är säker och skyddad, spelar det ingen roll hur effektivt ditt arbetsflöde är. I dagens samverkande onlinevärld är det viktigare än någonsin att programvaran uppdateras och anti-virusprogramvara installeras - oavsett vilken plattform eller enhet du använder. En oskyddad miljö är ett säkert hot mot produktivitet och immateriella rättigheter.

Vilka verktyg och tekniker använder du för ditt digitala arbetsflöde för att maximera produktiviteten?