Fem enkla men ändå effektiva tips för att hantera din e-post

Alla blir numera alltför många e-postmeddelanden och spenderar för mycket tid på att hantera dem. Om du känner att du slösar för mycket tid på e-post, behöver du omvärdera hur du hanterar det. Här är fem enkla tips som hjälper dig att återfå kontrollen över din inkorg så att du kan göra mer viktiga (och roliga) saker.

1. Håll det under sex meningar

Ingen gillar att läsa långa mejl. Eftersom fler personer checkar sina e-postmeddelanden på sina telefoner och tabletter, måste du vara kortfattad med vad du skriver.

Försök att hålla det kort med hjälp av högst sex meningar. Detta kommer att tvinga dig att komma till rätta. Om du behöver flera meningar - överväga att ringa personen eller ha ett ansikte mot ansikte för att kommunicera dina tankar. Reklam

2. Gör den andra prioriteten

Var inte en slav till din inkorg. Om du är, har någon annan makt av hur effektiva dina dagar är och det är ett recept på katastrof. Problemet med att människor behandlar sin inkorg som sin till-lista är att externa personer har direkt kontroll över hur du går igenom din dag och vad din arbetsbelastning kommer att bli. Istället borde du vara den som är i kontroll.

Här är ett enkelt sätt att komma igång med detta: kolla inte din första e-postadress på morgonen. Gör det till det andra - efter att du har gjort din viktigaste uppgift.

Läs Nästa

Vetenskapen om att ställa upp mål (och hur det påverkar din hjärna)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Detta första enkla steg gör att du kan ta kontroll över din dag. Även om e-post är mycket viktigt för dig, prova det här. Om det innebär att du kontrollerar din e-post med en halvtimme, gör det. Det är gott om tid att göra en viktig uppgift.

3. Reagerar inte alltid direkt

E-post är inte det bästa mediet för brådskande frågor - det är där telefonsamtal utmärker sig. E-post är dock bra för korrespondens där du inte behöver ett omedelbart svar. Reklam

Det är därför du vill göra det vanligt att inte alltid svara på e-postmeddelanden omedelbart. Tanken är att du inte vill villkora andra att e-post är ett effektivt medium för brådskande frågor. Om den andra personen märker att du alltid svarar på e-post inom tio minuter, kommer den personen att börja anta att han eller hon kan maila dig för brådskande frågor.

Nej.

Du vill undvika det så mycket som möjligt. Var upp förhand med människor när du kommunicerar mycket via e-post. Jag berättar alltid för andra att de kommer att få ett svar från mig inom två arbetsdagar. Om de behöver nå mig för något bråttom, kan de ringa eller texta mig. Annars föredrar jag att få e-postmeddelanden.

4. Email hotspots

Om du ständigt kontrollerar ditt e-postmeddelande och du behandlar din e-post när de kommer in sparar du mycket tid. I stället bör du kolla din e-post i satser. Batching-uppgifter är ett effektivt sätt att bearbeta och få saker gjort som är av samma karaktär. Det är därför du borde göra det så bra som en del av hur du hanterar dina e-postmeddelanden. Här är en enkel tips att göra det: Reklam

Kontrollera e-postmeddelanden vid fasta tider och spendera inte mer än en halvtimme varje gång.

Jag gillar att kalla detta koncept “email hotspots” - Tiderna på dagen när du bearbetar ditt e-postmeddelande i satser. Detta kräver att du stänger av ditt e-postprogram och lär dig att det är okej att behandla e-postmeddelanden vid fasta tider varje dag.

Dessa riktlinjer är flexibla beroende på hur många e-postmeddelanden du får. Om du får mindre än trettio e-postmeddelanden om dagen, bör du kontrollera din e-post två gånger om dagen. I en typisk 9 till 5 dag, klockan 10 (du har en timme att göra en uppgift innan du kontrollerar ditt mail) och 3:00 är bra gånger att göra detta.

5. Tryck på den en gång

Rörelsen det en gång principen säger att varje objekt endast ska hanteras en gång. Detta är speciellt fallet för e-postmeddelanden. Har du någonsin läst ett e-postmeddelande, tänkt på att svara tillbaka, skjuta upp det och du var tvungen att läsa e-posten igen för att förstå vad det handlade om? Det händer med det bästa av oss. Reklam

Att göra detta för ett email är bra. Vad händer om du måste göra det med tjugo e-postmeddelanden? Du kommer att slösa mycket tid. Det är mer effektivt att hantera e-postmeddelanden när du läser dem för första gången. Låt inte e-postmeddelanden dröja kvar “tills senare”. Tryck på den en gång. Läs och bestäm vad du ska göra omedelbart med det. Om det tar mindre än två minuter att svara, gör det genast.

Om du måste svara men av någon anledning kan du inte - sätta e-postmeddelandet i utkastmappen. Den här mappen kommer att ha alla e-postmeddelanden du har börjat svara på, men har inte skickat än. När du kommer tillbaka till det, vet du vart du hittar din email och du kan snabbt svara.

(Fotokredit: Affärsman Arbetar via e-post via Shutterstock)