Fyra instruktionsfrågor för instruktioner

Oavsett om du berättar för den nya praktikanten på jobbet, hur man lägger in en ny kunds mapp eller ger din syster en översikt över hur Fido gillar sin middag förberedd, ger du instruktioner. Som en allmän regel är det lättare att ge instruktioner personligen - instruktören kan begära förtydligande om vad han inte förstår.

När du skriver ned instruktioner kan det dock vara mycket svårare att förklara varje steg som behövs för att slutföra uppgiften. Tänk på att göra egna skatter: IRS: s instruktioner är tillräckligt för att driva några av oss till att betala hundratals dollar för att undvika att hantera de drabbade sakerna. När du skriver dina instruktioner, håll följande frågor i åtanke för att både skriva dem och följa dem åtminstone lite enklare. Reklam

Vad är slutresultatet??

“Skölj. Tvätta. Repetera.” De typiska schamponinstruktionerna stör mig på en grundläggande nivå. Det är för det mesta att jag inte är säker när jag ska sluta upprepa. Hur glänsande är mitt hår som ska vara i slutet? Hur kommer jag veta när det är tillräckligt rent för att sluta tvätta? Jag försöker undvika att bli existentiell i duschen, men denna uppsättning instruktioner visar problemet med halva anvisningarna som korsar mitt skrivbord. Det finns ingen slut, inget mål, ingen produkt som gör det lätt för personen som följer hemma och vet att hon kan sluta.

När du skriver en uppsättning instruktioner är det första resultatet du bör notera. Även en bra titel kan ta hand om denna uppgift: en kock som följer instruktionerna på “Hur man koka en vattenkanna” kan förmodligen räkna ut att han kan sluta när vattnet börjar kokas. Vill du bevisa poängen? Lämna en untitled uppsättning instruktioner på en kontorsassistent skrivbord och gå ut för helgen. Långt innan du kommer till stranden, får du ett telefonsamtal för att fråga precis vad som sitter på skrivbordet.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Har du samma utgångspunkt?

Jag slutade en gång med att köra nästan femton miles ur min väg och försökte komma till en väns hus. Jag följde hans anvisningar till brevet - tänkte jag. Visas, han hade givit mig anvisningar från någon plats ganska nära sitt hus, förutsatt att jag kunde komma dit ensam. Och jag hade nog kunnat gå så långt utan riktningar om jag hade vetat att jag behövde börja dit. Reklam

Gör din startpunkt tydlig, oavsett om du ger körriktningar eller berätta för någon hur du kopplar upp din nya TV. Utgångspunkten kan inte ens vara en adress; Det kan vara en lista över ingredienser eller nödvändig utrustning som din användare ska ha före tid. Tänk på att köra en kombinera på gården. Om du var tvungen att springa, kanske du kan, med bra instruktioner. Men skulle du känna igen kombinationen i första hand?

Pratar du samma språk?

Min version av det engelska språket matchar inte helt en av mina klienter. Jag nämnde att vi kanske borde använda sociala nätverk för att marknadsföra sin verksamhet. Han var med mig till den punkten, men när jag sammanfattade en lista över steg för hur vi skulle gå vidare var han inte bekant med en hel uppsättning termer: “Vad heck är tweeting? Behöver jag köpa en fågel?” Vissa gånger blir vi så vana vid jargong eller dialekt i våra dagliga samtal att vi inte inser att någon ny till konceptet - den exakta typen av person som behöver instruktioner - inte använder samma ord i samma sätt.

Dina instruktioner behöver inte delas upp i uppgifter inom uppgifter och försöker introducera den nya praktikanten på all terminologi på en gång. Skriv bara dina instruktioner till en mindre kunnig publik - tänk på din kära mormor som bara inte är uppe på dagens slang medan du skriver. Reklam

Dessa frågor kan gälla för visuella instruktioner lika mycket som skriftliga anvisningar. Symboler och ikoner kommunicerar inte alltid bra, trots att påståendet att "en bild är värd tusen ord". Ett bestående exempel är tecknet på damens rumsdörr - den allvarliga instruktionen om vem som är tillåten tillträde. I USA har vi den funky pinnen figuren med flänsarna på båda sidor, menade att representera en kjol. I många länder i Mellanöstern är dock damernas rum indikerat med ett slöja. Ikoner kan leda oss lika lätt som ord.

Kan du testa det?

En uppsättning instruktioner behöver inte samma användartestning som din nya webbdesign ska antagligen genomgå. Men överlämna det till killen vid nästa skrivbord och fråga “Är det här logiskt?” kan påskynda den tid det tar någon att följa dina riktningar med timmar. Trettio sekunder med mindre korrigeringar är inte för mycket insats, särskilt om du betalar någon i timmen för att slutföra den här uppgiften. I vissa situationer är det självklart inte möjligt att testa. Det är värt ansträngningen om du kan ordna det.

Om du planerar att använda samma uppsättning instruktioner flera gånger, är det värt att fråga personen som utförde uppgiften att låta dig veta om några specifika problem. Rensa dem nu och du kan minimera problem på vägen. Reklam

Senaste tankar

Och även perfekt formulerade instruktioner är ingen garanti för att alla kommer att räkna ut vad du menar. Men de gör oddsen att din nya praktikant kommer att överleva sin första dag på kontoret och att du lyckas behålla hela ditt hår. Så skriv dina instruktioner, andas djupt och slappna av med kunskapen om att du har skrivit en bra uppsättning instruktioner.