Hard Drive Zen med den ödmjuka mappen

Hårddisken; du tar ett hem och pop det i din dator, och det är en helt ren skiffer. Du tittar in i rotkatalogen och ser ingenting i skönheten. Men som alla hårddiskar, över tiden fyller filerna upp, fyller varje nook och cranny. Så småningom rinner utrymmet, men eftersom du tänkte skulle du bearbeta dina filer “en annan dag,” Det tar timmar att ta reda på vad som är, var är var och vad som ska raderas.

Sedan, efter att ha repeterat denna process ett par hundra gånger, dör det. Som alla hårddiskar. Detta är bara en av ädelstenarna av glädje i datorägarskapet.

Läsare Olivier skriver i fråga:

Jag har en stor hårddisk, laddar ner mycket och det blir rörigt. Har du ett bra sätt att håll hårddisken en zen plats?

Mappen (eller, som det var känt i antiken, katalogen) är ett enkelt verktyg, ett sätt att organisera filer på hårddisken i tydliga och urskiljbara avsnitt. Övningen av att använda underkataloger började med UNIX, så du skulle tro att effektiv filhantering skulle vara en andra naturkunskap i vårt digitala samhälle. Reklam

Du skulle tro det, men du hade fel. Olivier är inte ensam Jag har äntligen träffat någon som håller hårddisken i den eftertraktade zenorganisationen så ofta som de borde, men det finns säkert många metoder för att reducera röran både automatiskt och manuellt..

Nedladdningar

Olivier laddar ner mycket, och detta bidrar till några av röran. Ett vanligt problem med att ladda ner så mycket är att standardlagringsplatsen, i de flesta applikationer, är skrivbordet. Vem vet varför, men jag tror att det är en stor designfel. Jag slår vad om att en stor del av jordens befolkning har så många filer på skrivbordet att de sträcker sig i mil utanför skärmen. Okej, liten överdrift, men ändå.

En av de imponerande, ännu subtila, små sakerna som jag beundrade om Leopard när jag först installerade den var att den omdirigerade alla mina nedladdningar till mappen Downloads. Tyvärr använder jag inte Safari som min primära webbläsare, så om du inte använder Leopard med Safari behöver du göra vad jag gjorde: ändra standard spara platsen i alla dina internetapplikationer manuellt. Det här är en fantastisk lösning för rubbningen av nedladdade filer som tar över skrivbordet, eller till och med andra mappar som snabbt väljs i rush för att ladda ner en fil.

Firefox

I Firefox alternativpanel, under Nedladdningar rubrik, välj Välja eller Bläddra intill “Spara filer till” fält. Navigera till platsen på hårddisken som du ska ange som din nedladdningsfil och tryck på Öppna. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

Skype

Din webbläsare kanske inte är den enda platsen där nedladdningar skeddar deras attack på skrivbordet - Jag finner att åtminstone hälften av mina dagliga nedladdningar kommer från Skype. Lyckligtvis är det lika enkelt att byta nedladdningsställen - gå till alternativrutan och ändra “Spara mottagna filer” fältet till lämplig mapp.

Mappstrukturer

Olivier nämner att råd om mappstrukturer skulle vara särskilt användbart. Problemet med de flesta mappstrukturer är att de antingen är för omfattande och skapar fler mappar än vad du någonsin kommer att använda eller komma ihåg, eller för lax, vilket inte ger någon verklig organisatorisk fördel (som en som kallas “Hem” och en kallad “Arbete”).

En effektiv mappstruktur är väldigt unik för ditt liv och projekten och strävan att du är inblandad i. Det finns inget sådant som ett format som passar alla-mappar som kan kopieras från person till person. Jag försökte en gång en och fann den helt och fullständigt ineffektiv.

Det bästa rådet om mappstrukturer är att spendera tid att sitta och tänka på vad du behöver organisera och undvika att vara för lax eller för omfattande. Hitta ett bra medium. Du behöver ha några noggranna mappar som du kan lära dig var de är relativt snabbt och vänjer sig att använda dem, men tillräckligt många mappar där det finns logiska ställen att lägga olika typer av data till, t.ex. under din företagsmapp du Du behöver separata mappar för juridisk och finansiell information. Reklam

Lägg tid i att skapa och förädla en struktur som är unikt anpassad till ditt liv och du kommer inte att tro hur lång tid det sparar dig att organisera filer senare.

Namnkonventioner

Hur du namnger filer är lika viktigt som vilka mappar du lägger in dem. Till exempel hade en gammal vän en “Chattransskriptioner” mapp där han sparade varje MSN-konversation han någonsin haft. I stället för att namnge dem med deltagarens namn eller e-postadress och datum, använde han helt enkelt tal - helt bokstavligen gick det i numerisk ordning från 1 hela vägen till den aktuella konversationen (det var flera tusen).

Då, när vi hade en meningsskiljaktighet om något som vi hade diskuterat via direktbudbärare, bestämde han oss för att gå och kolla vad som faktiskt hade sagts.

“Det är därför jag håller dessa transkript,” han sa. Naturligtvis kunde vi aldrig ta reda på det; Det var omöjligt att hitta rätt konversation.

Det här handlar om självdisciplin. När du namnger en fil, vilken fil som helst, du ha att fråga dig själv: ska jag veta exakt vad den här filen är och vad den innehåller bara läsa sitt namn? Om svaret är det nej, kommer du sannolikt att göra det blandat med ett dussin andra dokument, du måste spendera det extra par sekunder omskriva det.

Är det lättare att spara dig tio sekunder med att namnge en fil faktura.doc och spenderar 45 minuter på att leta efter det senare, eller att tillbringa ytterligare tio sekunder som namnger en fil Klient X - 4/5/08 - Faktura.doc? Reklam

Projekt och inkorg

projekt och Inkorg är mina två avlatningar i vad som ofta betraktas som dålig organisatorisk praxis, men jag finner att dessa två mappar på skrivbordet sparar mer tid än de kostar.

projekt innehåller de filer jag behöver för ett projekt jag jobbar på under en viss tid; inte långsiktiga projekt som tar månader eller år att slutföra, men projekt som ligger i en en eller två veckors period. Eftersom jag använder dessa filer var som helst mellan 10 och 100 gånger om dagen är det praktiskt att få dem nära under projekt på skrivbordet, istället för att jaga igenom min organiserade mappstruktur.

Fångsten är att när projektet är klart måste du - MÅSTE - kom ihåg att rensa ut mappen och arkivera filerna där de hör hemma.

Inkorg tenderar att bestå av filer som slutar på skrivbordet, trots mina bästa ansträngningar, och jag har inte bestämt mig för att radera dem, agera på dem eller arkivera dem. Det kan vara en bra idé att behålla mappen Downloads som en underkatalog i Inkorgen.

Fångsten här är att du måste bearbeta inkorgen varje vecka eller månadsvis och aldrig - någonsin - missa ett datum med declutterer.

Det är därför det är ett bra ställe att behålla dina nedladdningar. Om du inte anger ett separat obrottbart datum med declutterer för nedladdningsmappen, kan det ta lång tid innan det rengörs.

Medarbetare, du kan skrika på mig och kasta tomater för att använda en Inkorgen-mapp på skrivbordet, men jag tycker att det är ett mycket användbart verktyg. Dra musen över de filer vi har på skrivbordet och dra dem till din inkorg och du behöver inte oroa dig för dem förrän du inte längre är i en stor rush för att klara din kunds projekt i tid.

Om du har frågor till oss som du vill se tackas i Lifehack-artiklar, skulle vi gärna höra från dig.