Hur viktigt är e-post?

Hur mycket tid spenderar du att bli konsumerad av din e-post? Känner du att du ständigt dras bort från andra viktiga uppgifter eftersom du aldrig kan hålla din inkorg tillfredsställd?

Om svaret är ja, här är frågan du behöver fråga dig själv: Har du någonsin slutat att tänka på hur viktigt dina e-postmeddelanden är?

Sedan det ödmjuka emailet anlänt har det lyckats överträffa de flesta saker i våra liv! Så snart ett e-mail kommer in i inkorgen, känner vi oss en tvingande anledning att svara omedelbart. Reklam

Men det behöver inte vara så.

Ny forskning har visat att endast 1 i 3 e-postmeddelanden är faktiskt nödvändiga för arbete och kräver en åtgärd.

Chefsforskare, Nathaniel Borenstein från Mimecast, (som utförde forskningen) sa:

“Vad som är klart är att den genomsnittliga medarbetaren står inför en betydande utmaning genom att helt enkelt bearbeta informationen som kommer in i inkorgen och identifiera vilka meddelanden som verkligen är affärskritiska.”

Jag är säker på att du själv har upplevt detta. I genomsnitt får jag över 100 e-postmeddelanden varje dag. Hur många av dessa är verkligen viktiga? Förmodligen mindre än 10. (De flesta är mer av en distraktion än någon annan användning.)

Så varför inte ta den här nya forskningen som ett tecken på att göra någon vårrengöring? Det är dags att skapa lite utrymme i din inkorg så att du verkligen kan fokusera på de uppgifter som gör skillnad för ditt företag eller arbete.

3 steg till våren Rengör din inkorg

1. Avsluta prenumerationen. Var hänsynslös och avsluta prenumerationen från alla nyhetsbrev som inte har lästs under de senaste 2 veckorna. Om du inte har läst det, så är det verkligen så sannolikt att du är i framtiden? Var realistisk och ta bort de onödiga prenumerationerna.

2. Deal med "prenumeration rädsla för att sakna". Kom ihåg att genom att skriva ut missar du inte. Du kan alltid besöka webbplatsen eller bloggen på egen fritid och få tillgång till informationen. Det är inte ett sista farväl! Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

3. Ställ in 'e-postregler'. Du kan ställa in "regler" så att vissa typer av e-postmeddelanden omedelbart placeras i en e-postmapp av ditt val. Det innebär att du håller din inkorg fri från e-postmeddelanden som inte är viktiga. Jag använder det här verktyget för att flytta några "nyhetsbrev" e-postmeddelanden, eftersom jag kan hitta dessa kan enkelt konsument 30-40% av min inkorg. (Obs! Jag är en Mac-flicka så jag vet bara hur man gör det på en Mac.)

Här är processen med Entourage:

Skapa en ny mapp först ...

1. Skapa en ny e-postmapp genom att gå till "File" rullgardinsmenyn.
2. Välj "Ny" och sedan "Mappa".
3. Se till att du ger din mapp en relevant titel, t.ex. nyhetsbrev eller personliga vänner (beroende på ditt ämne).

Sätt sedan några regler ... Reklam

1. Gå till rullgardinsmenyn "Verktyg".
2. Välj "Regler" och sedan "Ny".
3. Ge din regel en titel.
4. Välj "Lägg till kriterium" - det här ska se en ruta nedan som visas "från" (om den inte säger "från" och välj sedan "från" i rullgardinsmenyn).
5. Kontrollera att rutan bredvid "från" säger "innehåller" och sedan i rutan bredvid denna lägg till i den e-postadress som du skapar regeln för.
6. Nedan ser du ett avsnitt som säger "Då" Lägg till åtgärd "Ta bort åtgärd", här borde du se ytterligare två rutor bredvid varandra.
7. Se till att den första rutan säger "flytta till" (det kan hända att du måste välja den från rullgardinsmenyn).
8. I rutan bredvid detta måste du välja namnet på den mapp du skapade i steg 1.
9. Hit 'OK' och din regel har upprättats! Entourage flyttar nu alla e-postmeddelanden till den adress du matade in i din valda mapp!
10. Gå igenom och skapa regler för alla e-postmeddelanden som du tycker är "inte brådskande".

Det är allt. Njut av din nya rena och tydliga inkorg!

(Fotokrediter: Mail-ikon på skärmen via Shutterstock)