Hur att vara mer produktiv med hjälp av Eisenhower-rutan

Dwight Eisenhower bodde ett av de mest produktiva liv du kan tänka dig.

Eisenhower var 34: e president i USA, som tjänstgjorde två villkor från 1953 till 1961. Under sin tid i tjänst lanserade han program som direkt ledde till utvecklingen av Interstate Highway System i USA, lanseringen av internet (DARPA ), utforskningen av rymden (NASA) och den fridfulla användningen av alternativa energikällor (atomkraftslagen).

Innan han blev president var Eisenhower en femstjärnig general i Förenta staternas armé, tjänat som den högsta befälhavaren för de allierade styrkorna i Europa under andra världskriget och ansvarade för planering och genomförande av invasioner i Nordafrika, Frankrike och Tyskland.

På andra ställen under vägen fungerade han som president för Columbia University, blev den första högsta befälhavaren för Nato och på något sätt hittade tid att driva hobbyer som golf och oljemålning.

Eisenhower hade en otrolig förmåga att bibehålla sin produktivitet inte bara för veckor eller månader, men i årtionden. Och därför är det inte överraskande att hans metoder för tidsstyrning, uppgiftshantering och produktivitet har studerats av många människor. Reklam

Hans mest kända produktivitetsstrategi är Eisenhower Box och det är ett enkelt beslutsverktyg som du kan använda just nu. Låt oss prata om hur man ska vara mer produktiv och hur Eisenhowers strategi fungerar.

Eisenhower-rutan: Hur man blir mer produktiv

Eisenhowers strategi för att vidta åtgärder och organisera uppgifter är enkel. Med hjälp av beslutsmatrisen nedan separerar du dina åtgärder utifrån fyra möjligheter:

1. Urgent och viktigt (uppgifter du kommer att göra omedelbart)
2. Viktigt, men inte brådskande (uppgifter du ska schemalägga för att göra senare)
3. Urgent, men inte viktigt (uppgifter du ska delegera till någon annan)
4. Varken brådskande eller viktig (uppgifter som du kommer att eliminera)

Det fantastiska med denna matris är att den kan användas för breda produktivitetsplaner (“Hur ska jag spendera min tid varje vecka?”) och för mindre dagliga planer (“Vad ska jag göra idag?”).

Här är ett exempel på vad min Eisenhower Box ser ut idag:

Reklam

Obs! Jag skapade en kalkylarkmall i Eisenhower-rutan. Du kan ladda ner den kalkylarkmallen till eget bruk längst ner i den här artikeln.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Skillnaden mellan brådskande och viktig

Urgentuppgifter är saker som du tycker du behöver reagera på: e-post, telefonsamtal, texter, nyhetsberättelser. Under tiden, i brett McKays ord, “Viktiga uppgifter är saker som bidrar till vårt långsiktiga uppdrag, värderingar och mål.”

Att skilja dessa skillnader är enkelt att göra en gång, men det kan vara svårt att göra det hela tiden. Anledningen till att jag tycker om Eisenhowers metod är att det ger en tydlig ram för att fatta beslut om och om igen. Och som någonting i livet är konsistens den svåra delen.

Här är några andra observationer jag har gjort från att använda denna metod.

Eliminering före optimering

För några år sedan läste jag om dataprogrammering när jag kom över ett intressant citat av Kevlin Henney: “Det finns ingen kod snabbare än ingen kod.” Reklam

Med andra ord, det snabbaste sättet att få något gjort, oavsett om det är en dator som läser en kodlinje eller korsar en uppgift från din att göra-är att eliminera den uppgiften helt. Det finns inget snabbare sätt att göra något än att inte göra det alls. Det bör inte ses som en anledning att vara lat men snarare ett förslag att tvinga dig själv att fatta svåra beslut och ta bort alla uppgifter som inte leder dig mot ditt uppdrag, dina värderingar och dina mål.

För ofta använder vi produktivitet, tidshantering och optimering som en ursäkt för att undvika den svåra frågan: “Måste jag faktiskt göra det här?” Det är mycket lättare att förbli upptagen och berätta själv att du bara behöver vara lite effektivare eller mer “arbeta lite senare ikväll” än att uthärda smärtan att eliminera en uppgift som du är bekväm med att göra, men det är inte den bästa användningen av din tid.

Som Tim Ferriss säger, “Att vara upptagen är en form av latskap och lata tanke och diskriminerande handling.”

Jag tycker att Eisenhower-rutan är särskilt användbar eftersom det driver mig för att fråga om en åtgärd verkligen är nödvändig, vilket innebär att jag är mer benägna att flytta uppgifter till “Radera” kvadrant snarare än att upprepa dem på ett tanklöst sätt. Och för att vara ärlig, om du helt enkelt eliminerat alla saker du slänger bort tid på varje dag så skulle du förmodligen inte behöva några tips om hur du ska vara mer produktiv på de saker som spelar någon roll.

Hjälper detta mig att uppnå mitt mål?

En sista anmärkning: Det kan vara svårt att eliminera tiden som slösar bort aktiviteter om du inte är säker på vad du arbetar mot. Enligt min erfarenhet finns det två frågor som kan bidra till att klargöra hela processen bakom Eisenhower-metoden: Reklam

1. Vad jobbar jag med?
2. Vilka är kärnvärdena som driver mitt liv?

Det här är frågor som jag har frågat mig själv i min årliga granskning och min integritetsrapport. Att svara på dessa frågor har hjälpt mig att klargöra kategorierna för vissa uppgifter i mitt liv. Besluta vilka uppgifter att göra och vilka uppgifter som ska raderas blir mycket enklare när du är klar över vad som är viktigt för dig.

Eisenhower Boxen är inte en perfekt strategi, men jag har funnit det som ett användbart beslutsverktyg för att öka min produktivitet och eliminera beteenden som tar upp mental energi, slöseri och sällan flyttar mig mot mina mål. Jag hoppas att du hittar det bra också.

Gratis nedladdning: Jag skapade en kalkylarkmall i Eisenhower-rutan som du kan ladda ner och använda när du vill förbättra din produktivitet och eliminera tidskrävande aktiviteter. Klicka här för att ladda ner kalkylbladet nu.

källor

1. Tack till Brett McKay på The Art of Manliness för hans inlägg på Eisenhower Box.
2. Termen “högsta och bästa användningen” är ett fastighetsbegrepp för att hitta den mest värdefulla användningen av en fastighet. Min vän Mark Heckmann är ett fan av att använda frasen för personlig tidshantering och jag gillar det också. Tack Mark!
3. För andra användbara produktivitetstips, kolla in den här artikeln som sammanfattar Scott Hanslemans arbete.

Denna artikel publicerades ursprungligen på JamesClear.com.

Utvalda fotokredit: Amerikanska ambassaden New Delhi via flickr.com