Hur maximerar effektiviteten genom att gruppera uppgifter

Det finns en metafor som ofta används varje dag och jämför vår hjärna till en bil eller en cykel med kugghjul. Jag måste flytta växlar eller mitt huvud är i fel redskap för detta indikerar att den mänskliga hjärnan, för effektivitets- och koncentrations skull, hänger in i uppgiften till hands till den punkt där det tar tid att ta bort vår koncentration från ämnet och gå vidare till något annat.

Det här är någonting vi upplever hela tiden, till exempel när jag har arbetat på budgeten och får fakturor och kvitton i syfte att skatta tid måste jag ta en paus för att uppdatera mig innan jag går vidare till jobbet, till exempel skriver den här artikeln, vilken är en annan typ av arbetsskapande data istället för att bearbeta den - och ett annat ämne.

I Ditt minne: En användarhandledning Författaren Alan Baddeley hänvisar till en studie som utförs av den holländska psykologen Adriaan de Groot, där minnet på schackmästare jämfördes med de genomsnittliga klubbspelarna. Mästarna var de spelare som ofta spelade med en blindfoldig på.

I ett försök satte han ut ett schackbräde i en position vald från ett spel, gav sina schackspelare en serie av fem sekunders glimt av brädet, och efter varje glimt krävdes att de försökte reproducera positionen på ett annat bräde. Mästarna placerade korrekt 90 procent av bitarna efter en enda fem minuters glimt, medan de svaga spelarna placerade endast 40 procent av bitarna efter en glimt och behövde åtta glimtar innan de kunde jämföras med mästarnas initiala prestanda. Utdrag ur ditt minne: En användarhandledning.

Vad var slutsatsen av de Groots studie, tillsammans med ett antal andra experiment? Att huvudschackspelarens överlägsna färdigheter kommer från deras förmåga att se styrelsen som en organiserad helhet snarare än som en massa avkopplade och enskilda bitar. Reklam

Vad har det att göra med någonting? Ditt sinne organiserar inte på en minutsnivå, utan genom att klumpa små relaterade saker i sammanhängande helheter. Att tänka på, kontrollera e-post, läsa RSS och läsa snigelpost från brevlådan hamnar alla som en sak-kommunikationsbehandling.

Om du funderar på grupper, arbetar du i grupper

Så, genom anekdotisk observation och personlig erfarenhet (både högt ansedda vetenskapliga bevis, försäkrar jag er) har vi fastställt att sinnet “växlar växlar” för att finslipa på en viss uppgift och tänka på det sätt som krävs för att slutföra det, eller lösa några problem som rör det. Vi har fastställt att det tar tid att skifta hjärnans kugghjul för att hantera andra problem optimalt. Och vi har fått legitima vetenskapliga bevis för att förklara detta och få insikt om varför detta inträffar.

Den naturliga, praktiska slutsatsen är att om du tror i grupper av relaterade idéer som bildar helor, då borde du jobba på det sättet också. Att gå emot det mänskliga sinnets flöde är bara kontraproduktivt, så istället för att göra små bitar i bokföringen mellan skrivande artiklar - eftersom det är så svårt att fortsätta att gå på det i ett sittande! Vi borde gruppera de relaterade bokföringsuppgifterna tillsammans och ta itu med dem på ett och samma sätt?

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Den praktiska övningen skulle vara att prova på båda hållen och mäta, i minsta stund, den tid det tar för att slutföra bokföringen och artiklarna med båda metoderna. Jag kan garantera att om du blandar upp uppgifterna hela dagen:

• Du spenderar mer tid på att slutföra uppgifterna,
• Du spenderar mer tid att byta mellan uppgifter,
• Du har förlorat en betydande del av dagen.

Varje gång du slutar vad du gör och gör en kaffe och njut av solen i tio minuter efter att halv timmars bokföring innan du fastnar i en artikel förlorar du tid. Varje gång du måste hämta var du slutade, du förlorar tid att räkna ut var du faktiskt slutade och komma tillbaka till nästa uppgift. Och i slutet av dagen, när du lägger till detta kan du förlora två timmar, eftersom din stil med uppgiftsplanering inte är effektiv. Reklam

Baddeley förklarar i sin avsnitt om mental organisation att hjärnan också kategoriserar saker genom dina attityder, övertygelser och förväntningar. Det kan tyckas som en självklar factoid att ta upp, men sanningen betyder det att grupper endast kan definieras av dig.

Till exempel lägger jag in e-post, snigelpost och läsning av RSS i samma grupp tidigare i artikeln. Du kan organisera email, snigelpost och telefonsamtal i samma grupp, samtidigt som du sätter RSS med surfning och forskning.

Hämta en grepp på grupper

Lista alla uppgifter som du fyller i på en dag, från klockan 8 på e-post till 5 PM-uppgiftsgranskningen (eller vad du än gör). Allt. Sedan, med hjälp av antingen papper eller ett sortsmappningsverktyg, grupperar du alla dessa uppgifter tillsammans i det som verkar som en logisk matchning till dig. Det finns ingen rätt eller fel, självklart, eftersom vad din hjärna säger är hur du tänker på dessa uppgifter.

Om du har ganska stora grupper eller ensamma uppgifter är det okej. De största grupperna kommer att utgöra huvuddelen av din krosstid, eftersom du bör ta itu med dessa uppgifter i följd för maximal effektivitet. De ensamma uppgifterna kommer att vara bra för att bryta upp stora grupper, eftersom det är särskilt svårt att flytta växlar från ett riktigt stort område till en annan stor.

Du bör också räkna ut några uppgifter du utför varje vecka eller månad och gruppera dem också, men det kan bli svårare. Prova bara detta om du är en uberproduktiv, den typ av person som faktiskt listar att läsa den här bloggen på sin arbetslista. Reklam

När du är klar, schemalägga dem i grupper, spara de mest utmanande grupperna och de största grupperna för dagens tider när du har mest energi och de relativt lågaktiga grupperna för början och slutet av dagen. Att checka e-post och RSS är till exempel ett ganska enkelt men produktivt sätt för mig att komma igång, så jag lägger på det i början av min dag och tar det ur vägen. Det får mig in i kontorsrutinen och när de här uppgifterna är färdiga är jag vaken och redo för det verkliga arbetet.

Exempel på grupperingar

Kommunikation är stor, men det är tyvärr också ganska svårt att gruppera - du kan få telefonsamtal som kommer in och ut hela dagen, e-postmeddelanden som måste hanteras i flygningen (undvik detta till varje pris om ditt arbete tillåter det ), och så vidare. Men på min arbetsdag ser det ut som om det här:

• E-post
• RSS
• Snigelbrev - sedlar, kontoutdrag
• Direktmeddelanden (om du är en webbarbetare, det är som konferensrummet)

Hushållsarbete är dock ganska lätt att räkna ut - och vi har alla en ganska liknande uppfattning om vad det innebär.

• Sopa, dammsugning och moppningsgolv
• Tvätta disk, städ kök
• Badrumstädning,
• Tvätt

Jag känner till några personer som sprider hushållsarbetet ut genom dagen och tar raster däremellan. Vi gör allt det. Men om hushållsarbete ses som en gruppuppgift, kan det ta en timme att göra vad som vanligtvis tar dig två.

Dina grupper kan (i själva verket definitivt) variera - det här är bara exempel på de grupper av uppgifter jag använder för att organisera min dag. Reklam

Hjälpmedel

Istället för att jag ska skicka mitt schema, tillåter förinställda grupper mig att schemalägga mycket snabbare. Jag kan bara plotta kommunikationer för 8am, Forskning för 9am och Skrift för 12. Det är verkligen inte anledningen till att du använder denna schemaläggningsteknik, men det ger ytterligare en anledning att faktiskt göra det.

Planera konsekvent

Utför dina grupperade uppgiftsuppsättningar på ett konsekvent sätt - för veckovisa grupper, gör det samma dag på ungefär samma gång. För dagliga grupper, gör dem i ungefär samma ordning. Att utveckla en rutin gör det möjligt för din hjärna att enkelt växla de växlarna, för att de vet vad de ska förvänta sig.

Grupparbete är en enkel, till och med trivial teknik, men efter några praktiska tester är jag övertygad om att det kan rädda mig ett par timmar i varje dag - precis vad jag behövde hitta! Men om du gillar att bryta upp uppgifter till mer välsmakande bitar och inte letar efter några timmar på dagen, kanske det bara gör dig galen för att prova detta.