Så här sammanställer du din att göra-lista ner till de viktigaste

Verkar era dagar vara galna upptagna och din uppgiftslista fylld med en oändlig uppgift av uppgifter? Är din kalender full och din arbetsdag är en otrolig rush från en sak till en annan?

Reklam

Om så är fallet kan du ha för mycket på din tallrik. Det är dags att gå tillbaka, ta några minuter och para ner den att göra-listan till bara de absolut nödvändiga. Reklam

Tänka, för ett ögonblick, att du bara har några saker på din lista för idag. Föreställ dig freden som kommer från det enkla lilla faktumet. Föreställ dig nu din arbetsdag, en dag med enkelhet, fokus, kraftfulla prestationer. Tänk dig att istället för att göra 10 små saker som inte spelar någon roll mycket, gör du en sak som verkligen kommer att påverka ditt företag, på vem du är, på din framtid. Reklam

Nu gör det hänt. Det är möjligt, denna arbetsdag med fred, denna Zen-liknande produktivitet. Men det kommer att ta fokus och energi, och lite hårdhet. Här är en guide för att göra det.

• Fokusera på dina mål. För att veta vad som är viktigt måste du först veta vad du försöker uppnå. Om du inte har några mål har du ingen möjlighet att veta om en uppgift är nödvändig för att uppnå dessa mål. Ta några minuter för att granska dina mål (eller skriv dem för första gången). Var vill du vara om 10 år? Vilken stor sak kan du göra för att komma dit i år? Vad kan du göra de närmaste månaderna? Och vad kan du göra i veckan? Genom att ha dessa mål ger du dig en färdplan. Fokusera på bara ett mål i taget för tillfället, tills det uppnås, och fokusera sedan på nästa.
• Känn ditt värde. Om du inte värdesätter dig, värderar du inte din tid. Och då kommer du att säga ja till varje förfrågan, och din att göra-lista kommer alltid att vara överflödig. Ta några minuter att tänka på dina färdigheter och vad du är värd. Tänk på hur mycket du vill att din tid ska vara värd. Och nu accepterar du inget arbete som inte är värt din tid och värde.
• Mest bang för din buck. Titta på din att göra-lista: vilka uppgifter där verkligen, verkligen betyder? Vilka kommer att göra dig mest pengar, få dig mest erkännande och betala för dig mest på lång sikt? Sätt en stjärna bredvid dessa uppgifter. Om du inte har några av dessa uppgifter på din lista, överväg att komma med några. Det här är vad du ska fokusera på.
• Eliminera resten. Nu när du vet vilka uppgifter som verkligen är så viktiga ... ser du vad du kan eliminera av resten. Några av dem kan faktiskt korsas av omedelbart. Några andra strategier för att eliminera uppgifter från din lista finns nedan.
• Rensa morgonen. Ställ åt ett stort block av tid varje morgon (hela morgonen om möjligt) för att arbeta med dina stjärnmärkta uppgifter - de som verkligen betyder något. Det här är den tysta tiden när du kan vara väldigt produktiv. När eftermiddagen träffar, kommer det troligen att hämta saker och dina viktiga uppgifter kan drivas tillbaka. Rensa kalendern på morgonen, planera inte något, stäng sedan av din telefon och e-post, ta bort skrivbordet och se hur mycket du kan få gjort.
• Välj tre saker. Om din lista har 20 saker på den, välj bara tre för idag. Men du vill göra fem eller sju? Var hänsynslös. Prioritera, och bara välj tre. Skriv de tre på ett separat papper, och det är din att göra-lista för idag. Var säker på att minst en av dem leder till ditt kortsiktiga mål för den här veckan. De andra två borde definitivt vara stjärnaktiga uppgifter - de verkligen, verkligen viktiga.
• Sluta möten. Möten är nästan alltid slöseri med din tid. Om du kontrollerar dem, eliminera dem. Få personer att rapportera saker via e-post. Samarbeta med hjälp av onlineverktyg. Eller ha en-mot-möten, i 5-10 minuter vardera, om det behövs, och sätt dem ihop i en timmes bit på eftermiddagen. Om du inte kontrollerar dem, visa din chef varför du inte borde vara i ett möte, och hur mycket du kan uppnå om du inte behövde gå - gör en ton som din chef inte kan vägra.
• Delegera. Ta en titt på din att göra-lista ... finns det saker där du inte behöver göra? Vidarebefordra dem till någon annan, antingen högre upp på livsmedelskedjan än du eller lägre, eller på samma nivå. Det spelar ingen roll. Så länge det inte är du. Vet vad som behöver göras av dig, och vad som inte gör det.
• Standard till nr. Istället för att ta på sig alla förfrågningar som kommer din väg, lär du dig att säga nej. Acceptera bara de uppgifter som verkligen måste göras av dig, det är värt din tid, och det kommer att ge dig mest nytta på lång sikt. Säg nej till resten, så svårt som det kan vara. Eller försena - berätta för dem att fråga dig igen nästa vecka. Ofta kommer förfrågan att gå.
• Shunt uppgifter till en mapp. Har du andra små uppgifter som du behöver göra idag, som inte finns på din tre-uppgifter-lista för idag? Lägg de här uppgifterna i en separat mapp eller på en annan lista och lägg den i en låda. Lägg åt sidan en timme senare på dagen, och satsvis bearbetar de små uppgifterna. Telefonsamtal, snabba noteringar, pappersarbete, vad som helst - du kan göra allting riktigt snabbt, allt på en gång. Det är bättre än att sprida dem hela dagen.
• Single-uppgift. När du kommer att fokusera på en av dina tre viktiga uppgifter för idag, fokusera verkligen. Eliminera alla distraheringar, inklusive internet och e-post och telefoner och röran på skrivbordet. Låt inte något avbryta. Samma sak om du kommer att ha ett en-mot-möte med någon (som nämnts ovan) eller batchprocessen dina mindre uppgifter - gör en i taget. Multi-tasking kommer bara att stressa ut dig och göra dig mindre produktiv. Multi-tasking är verkligen bara effektiv i större skala - gör flera projekt under en månad, säg istället för flera uppgifter på en gång.
• Ange en tid för e-post. Det här är förmodligen den svåraste uppgiften för de flesta av oss. E-post är något vi är vana vid hela dagen. Men för de flesta människor behöver e-post inte besvaras genast. Hantera förväntningarna hos de du kommunicerar med - låt dem veta att du bara skickar e-post en gång om dagen, och de kommer inte att förvänta sig ett omedelbart svar. Om det här är omöjligt för dig, begränsar du åtminstone din e-post till bitar istället för att göra det hela dagen. Gör det 2 eller 3 gånger om dagen, eller en gång i timmen i 5 minuter, men inte hela timmen. Och gör inte det under din tysta tid på morgonen - det är bara för stjärnanvända uppgifter.

Reklam

Läs Nästa

10 varningsskyltar med låg självförtroende och brist på självförtroende

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln