Timothy Sherman
0 
4408
88
I del 1 i detta inlägg diskuterade jag de kommunikationserbjudanden som Google erbjuder och den roll de kan spela för små och medelstora företag. I denna uppföljning kommer jag att täcka produktivitets- och marknadsföringstjänster, allt från produktivitetspaketet Google Docs till den kostnadsfria värdbloggen Blogger. Medan Googles kommunikationsverktyg i allmänhet är ganska bra, är deras produktivitets- och marknadsföringsverktyg mycket mer en blandad väska. Efter överblicken av Googles olika tjänster kommer jag att erbjuda en kort analys av hur lämpliga Google Apps är för företagsanvändning totalt och diskutera några nya verktyg som kan få stor inverkan inom en snar framtid.
Produktivitetsapps
Google Dokument erbjuder ett rimligt alternativ till kostsamma kontorsuiter, även om det för komplicerat arbete uppstår i korthet från Microsoft Office eller till och med OpenOffice.orgs skrivbordsbaserade programvara. Består av ett ordbehandlingsprogram, kalkylblad och presentationsprogram, importerar Docs från och exporteras till alla Microsofts standardformat (även om det inte kan spara till Office 2007s docx-format än).
Ordbehandlaren är utmärkt för att skapa, redigera och visa korta dokument, och erbjuder en mängd olika formateringsalternativ som är typiska för grundläggande ordbehandlingsuppgifter. För längre dokument uppstår dock Docs: Sidnumren kan bara tillämpas på utskrift och storleken på själva dokumentet är begränsat till 500K, plus upp till 2 MB per inlagd bild. Detta gör Docs dåligt lämpade för att skapa tekniska eller tränings manualer, liksom formella dokument som juridiska brev. Reklam
Kalkylark och presentationer är lika storleksbegränsade. Kalkylark kan vara upp till 256 kolumner, 200 000 celler eller 100 ark, beroende på vilket som uppnås först. Presentationer som startats inom Google Dokument är inte begränsade i storlek, men importerade presentationer är begränsade till 10 MB eller 200 bilder. Under dessa gränser är båda ansökningarna dock mycket starka. I kalkylbladet kan du använda de vanligaste kalkylbladsfunktionerna och till och med fylla celler med data som dras från Google-sökningar. En formgenerator gör det möjligt att samla in data från, säger webbplatsanvändare, och visa data som ett Google-kalkylblad.
Presentationsredigeraren är väl utformad, vilket gör att presentationer tillsammans så enkelt som med andra program. Ett antal teman ingår, och du kan också importera dina egna bakgrunder. Att ge presentationer är dock en annan historia. Presentationsläget, även om du använder F11 för att göra webbläsaren fullskärm, innehåller fortfarande en Google-verktygsfält längst ned på skärmen, vilket bringar uppmärksamhet från dina bilder. Du kommer inte heller att kunna styra din presentation med en PowerPoint-fjärrkontroll.
Där Google Docs excels är i samarbete och delning, gör en mycket effektiv användning av Internet för att få jobb. Dokument och kalkylblad kan enkelt redigeras av flera användare, med spårning och behörigheter för att se till att inget irreparabelt händer. Presentationer kan levereras på distans, ihopkopplad med Google Talk och kontrolleras från värdens dator. Allt som skapats med Google Dokument kan delas på Internet, antingen som en webbsida eller som ett inbäddat dokument.
Den nyligen släppta Google Apps Sync för Microsoft Outlook tillåter premiumabonnenter att använda Google Apps som ersättning för Microsofts dyra Exchange. Installeras tillsammans med Outlook, tillåter programmet kalendrar och kontakter, som ska delas och sökas över hela företaget, med funktioner som tillgänglighet för plan som användare förväntar sig av Exchange. Anteckningar, uppgifter och tidskrifter delas inte, men för företag som inte lita på dem för mycket, kan det här vara en ganska effektiv ersättning för Exchange. Ett migreringsverktyg gör det möjligt att enkelt överföra befintliga Exchange-system till ditt Google Apps-konto, vilket gör hela processen öppen för dina anställda. (Ett liknande program finns för Lotus Notes användare.) Reklam
Läs Nästa
10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikelnGoogle Sites, en användarvänlig wikimotor, erbjuder ytterligare alternativ för collaboaration. I kombination med uppgiftshanteraren i Gmail och Google Kalender kan du hantera de flesta grundläggande projekt ganska enkelt. Mer komplicerad projektledning är emellertid inte möjlig, för flödesschema, GANTT-kartläggning och andra projektledare måste du ha en särskild applikation.
Googles Kalender är ganska kraftfull, vilket gör det enkelt att lägga till och dela händelser. Ett naturligt språkinmatningssystem analyserar uttalanden som “Lunch med Bob Smith på Joe's Cafe vid middagstid den 27 junith,” eller du kan lägga till möten med hjälp av ett formulär. Kalendrar kan enkelt delas, och iCal-flöden från tredje part kan också prenumerera på. Flera tjänster som inte är Google-tjänster, till exempel uppgiftshanteraren, minns mjölken, använder Googles API för att tillåta åtkomst till sina tjänster från kalendergränssnittet.
På den närmaste horisonten är Googles nya Våg plattform, ett kommunikations- och samarbetsverktyg i realtid som kombinerar element i e-post, snabbmeddelanden, wikis, dokumentredigering, multimediadelning och sociala nätverk. Wave är fortfarande i test för inbjudan, och som med alla saker kan vi förmodligen förvänta oss att det förblir i Beta under lång tid. Från vad Google har släppt om Wave hittills ser det ut som att det kommer att erbjuda stor funktionalitet till en begränsad publik av företagsgrupper och avdelningar, där traditionellt wikier kan ha varit den huvudsakliga formen av samarbete. För små ansikte mot företag är det svårt att se vad Wave erbjuder, men större företag kan tycka att det är ett viktigt steg upp från nuvarande samarbetsplattformar.
Befordran
Google är mest korrekt, ett reklamföretag, särskilt med deras köp av online-reklamjätten Doubleclick. Således står det att Google skulle vara ett bra ställe att vända på för att marknadsföra ditt företag. Reklam
Blogger, Googles bloggingstjänst erbjuder en bra plattform för en enkel webbplats. Funktionerna är begränsade, och bristen på anpassningsalternativ kan göra varumärket på din webbplats knepigt, men det är gratis, även om du lägger till webbplatsen under ditt eget domännamn (vilket är enkelt att göra och väl dokumenterat i hjälpavsnittet). För allt mer komplicerat än en enkel blogg, kommer du dock att vilja gå till en annan tjänst.
Googles AdWords är ett effektivt sätt att marknadsföra ditt företag på webben. Du väljer hur mycket du vill spendera och vilka sökord som ska visas med dina annonser och Google hanterar annonsplacering på relevanta söksidor och webbplatser som är värd för Google-annonser. Se till att du lägger till ditt företag i Googles lokala sökning och Google Maps på Google Local Business Center så du kommer upp när människor söker efter företag i ditt område.
Kan du köra ditt företag med hjälp av Googles program och tjänster?
Så kan du driva ett företag med bara Google-applikationer? Svaret är, “det beror på.” För små lokala företag kan Google Apps tillsammans med en Blogger-webbplats och Google Voice vara mer än tillräckligt för att hantera praktiskt taget allt de behöver. Företag som gör en betydande del av samarbetet kommer att hitta Google Docs användbara, oavsett storlek.
För större företag, såväl som företag som hanterar en hel del känslig information, är integritet och säkerhetsproblem väldigt stora. Att ha din e-post, dokument och annat material som lagras på tredje parts servrar är oroande, oavsett vad Googles policyer lovar. Och Google är ett stort mål för hackare och andra falska sorter - men dina data kanske aldrig riktas, det finns gott om människor där ute som tar en knäck på att knäcka Google för att se om det kan göras. Reklam
Bristen på kundrelationshantering (CRM) är en utmaning, liksom avsaknaden av någon form av databas (ironiskt nog är Google Base inte en användarprogrammerbar databas). Kalkylblad kombinerat med formulär fungerar inte riktigt som en fungerande ersättare. Ett litet säljteam kan hantera, men ett stort säljteam behöver mer lämpliga verktyg.
Offlineåtkomst är också ett problem, en som endast delvis löses av Googles offline-plugin, Google Gears. Gears erbjuder uppenbarligen möjligheten att arbeta offline och synkronisera dina uppdateringar när datorn är tillbaka på Internet, men erbjuder i allmänhet bara en delmängd av Googles appars fulla funktioner. I Gmail kan du till exempel läsa och svara på e-postmeddelanden eller skapa nya, men du kan inte bifoga filer till e-postmeddelanden i offline-läge. Google Dokument är sämre - tillgången är skrivskyddad när den är offline, vilket innebär att du inte kan skapa nya dokument eller redigera befintliga. Så mycket för att få arbete gjort på planet ...
Slutligen är det fråga om uppetid. Google lovar 99,9% uppetid på Google Apps - men det är ett industristandardlöfte som har liten betydelse för slutanvändarna. Försök att logga in för att hitta dig själv mitt i det .1% nedetiden kan vara en stor besvär, särskilt om du väntar på ett viktigt email eller om att skicka ett viktigt dokument.
Å andra sidan upplever små och medelstora företag säkerhet och stilleståndsproblem lika svår (om inte mer) hela tiden, oavsett om det saknas expertis, användarfel eller helt enkelt otur. Och chansen är att du inte har något som resurser, personal och säkerhetskunskap som Google har till sitt förfogande för att skydda dig.
I slutändan är huruvida Googles program och tjänster är rätt för ditt företag beroende på dina behov. Väg försiktigt dina krav och välj från Googles programmeny när de passar räkningen korrekt. Där de inte ser, titta på sina konkurrenter på Zoho, ThinkFree och till och med Microsoft (som Office Live, snart att erbjuda online versioner av Office-program). Men du kan göra mycket värre än att överväga Google först.