Lektioner om e-postbehandling från Gmails prioriterade inkorg

GMails senaste funktion, Prioriterad inkorg, rullades ut denna vecka till mycket fanfare, bland krav från Google att det kommer att påskynda e-postbehandling och minska information överbelastning. Det faktum att det inte producerar något resultat, trots den senaste hemliga tekniken som den använder, kan hjälpa oss att lära oss några viktiga lärdomar om produktiv e-posthantering.

Google säger att den interna testningen visade att verktyget sparar den genomsnittliga personen ca 6 minuter per dag. Reklam

Det är svårt att se hur, när du inser att allt verktyg gör det, omdirigerar du Inbox-e-post. För att dra en enkel analogi, tänk dig att din brevbärare levererar ditt mail i två satser (förutsatt att allt skräppost har kastats bort.) En sändning är bunden med sträng och markerad “hög prioritet.” Den andra batchen sitter i en liten låda och är markerad “låg prioritet.”

Även om detta skulle vara en bra tjänst, skulle det knappast ge några besparingar i tid eller ansträngning. Oavsett om du börjar med de höga eller lågprioriterade objekten gör det knappast någon skillnad i slutresultatet - varje post måste fortfarande öppnas och läsas och det måste fattas ett beslut om den information som den innehåller.

Han kunde också färgkoda den, alfabetisera den och sortera den efter vikt, postnummer och storlek, men så vad? Reklam

I slutet av all den aktiviteten har du fortfarande samma tid att bearbeta hela partiet. Om det här låter lite som vad min mamma ringde “leker med din mat innan du äter den” då borde det ... för det är allt det är; en lätt komfortabel bekvämlighet som inte spelar någon roll i tiden som krävs för att bearbeta ditt e-postmeddelande eller till de verkliga problemen med överbelastning av information.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Det här har förmodligen hänt: en massa Googleheads satt runt och funderade på att de kunde använda den teknik som användes i Spam-filtrering till problemet med att skära information överbelastning genom att sortera användarens inkorgar. Ingen gick nästa steg för att fråga den uppenbara frågan: “Vilken ny vana eller beteende förändras försöker vi främja?”

När man tittar på det ur det perspektivet är det lätt att se att det nya verktyget skulle kunna främja några dåliga vanor. Nu vet alla att Zero Inbox är bättre att ha än en inkorg som är fylld med tiotusentals meddelanden. För de som inte är försiktiga, kommer Prioriterad inkorg att göra det lättare att behandla högsta prioriterade e-postmeddelanden, vilket gör att de lågprioriterade dem försvinner för “senare.” Detta kommer att leda till ytterligare e-postöverbelastning, som illustreras i det här exemplet. Reklam

Den genomsnittliga yrkesverksamma får över 140 e-postmeddelanden per dag, och låt oss föreställa oss att 20 av dem är av hög prioritet. Det lämnar 120 e-postmeddelanden med låg prioritet, vilket kommer att ignoreras på en viss dag. Den följande dagen, om samma åtgärder upprepas, växer det antalet olästa lågprioriterade e-postmeddelanden till 240 och sedan till 360 vid nästa. “Hantera endast högsta prioriterade e-postmeddelanden” är just den vana att konceptet Zero Inbox var tänkt att fixa och uppmuntrar användarna att samla e-post i sin inkorg.

Den genomsnittliga användaren av Gmail Priority Inbox kan mycket väl göra saker värre för sig själva och andra, helt enkelt för att Google inte har gjort sina läxor, och bestämt exakt vilka nya vanor de ber användaren att anpassa sig.

Lyckligtvis för oss finns det några bra lektioner att lära sig i allt detta. Reklam

1. Habit First, Technology Second

Det finns mer ny teknik som kommer till oss varje dag och det är en dålig idé att utvärdera sitt värde för oss baserat på vem som skapade det, hur fascinerande det är eller hur bra det fungerar. Istället måste vi fokusera vår uppmärksamhet på våra vana och fråga oss själva “Vilken fördelaktig vanaförändring kommer denna nya teknik att underlätta?” och “Kan jag göra vana förändringar som behövs?” Först då bör vi titta på den teknik som hjälper oss. Alltför ofta har vi allt bakåt, beslutat att använda en ny teknik och lämna vanorna för att sortera sig ut. Bevittna problemet på våra vägar för textning under körning som ett perfekt exempel på en dålig teknikdriven vanaförändring.

2. Produktivitet Först bekvämlighet andra

När vi utvärderar innovationer är det lätt att bli distraherad av den coola faktorn. Mobil-TV blir till exempel en realitet, men det är svårt att föreställa sig att någon kommer att vara mer produktiv eftersom de bär en tv med dem till varje möte, konversation och verkstad. Vi måste vara hänsynslösa med vår uppmärksamhet och se till att de verktyg vi använder varje dag faktiskt gör oss mer produktiva, snarare än att lägga till lite bekvämlighet där det inte behövs.

3. Fokuserad uppmärksamhet Först, distraktioner andra

Många studier visar att vårt bästa arbete kommer från tyst fokuserad aktivitet, och definitivt inte från att hoppa mellan slumpmässiga pingar, ringar, buzzers, pip och vibrationer. Vi måste välja verktyg och enheter som hjälper oss att hantera vår uppmärksamhet så att vi gör ett bra arbete, snarare än de som är utformade för att ta oss ifrån vad som är viktigt för andra saker som fångar vår uppmärksamhet, helt enkelt för att vi släpper det.

Det finns inget slut på innovationerna som kommer, och resten av våra liv kommer att fyllas med alltmer fascinerande genombrott. Det kommer mer “Produktivitetsinkorgar” som får pressens uppmärksamhet, eftersom varje företag trycker på kuvertet för att tjäna mer pengar.

Dessa innovationer måste emellertid alla filtreras innan de tillämpas på våra enskilda omständigheter, och vi måste vara de som bestämmer hur vi ska påverka våra vanor, produktivitet och uppmärksamhet så att vi slutar med de slutresultat vi vill ha på alla områden av våra liv.