Rethinking Productivity Hur personlighet påverkar produktivitet (och varför ingen någonsin har sagt dig)

(Redaktörens anmärkning: Vi börjar en ny serie i veckan med nya Lifehack-bidragare Kirsten Simmons som heter “Rethinking Productivity”. Hoppet är att våra läsare kommer att fråga Kirsten frågor om produktivitet, organisation och tidshantering så att hon kan ge svar som gör att folk tar ett steg tillbaka och “ompröva” produktivitet. Njut av.)

Kära Kirsten,

Det är roligt att du nämner att få saker gjorda, för min krasch med det systemet är det som i början ledde mig att skriva. Jag har hört så många människor rave om det och läser så många bra recensioner, och när jag plockade upp boken var det det mest förvirrande jag någonsin läste! Jag var tvungen att dra ut min skissbok för att försöka visualisera alla steg och även nu är jag inte säker på att jag fick dem rätt.

Jag började med samlingen av utmärkta saker att göra och slutade med en inkorg minst en fot hög. Sedan försökte jag sortera igenom allt och göra de två minuters uppgifterna. Efter tre timmar var mitt huvud pounding och jag hade bara fått halvvägs! Minst en tredjedel av mina “två minuter” uppgifter slutade ta mycket mer tid, och jag kände mig sönder mellan att försöka avsluta dem eller gå tillbaka och lämna ett annat objekt som hängde i limbo. Jag tog en annan stab nästa dag och lyckades nå hela vägen och lämnade mig med stora stackar av kort och långsiktiga projekt, uppdelade mellan personliga och inkomstproducerande. Reklam

Men nu är det saken - jag vill verkligen gräva i några av mina långsiktiga projekt nu! De korta bör ha prioritet, men genom att gå igenom de material som jag samlat in för de långsiktiga projekten har jag bara återupptagen min önskan och spänning för dem.

Jag drev förbi det och började försöka hålla GTD igång dag för dag. Jag tillbringade minst en timme varje dag och försökte hålla allt rakt och flytta uppgifter fram och tillbaka när jag slutförde dem, fortsatte med något annat, kom sedan tillbaka med en ny idé för en avslutad uppgift och öppnade den igen. På dagar där jag lärde ut workshops, min inkorg fyllde högt med uppgifter och jag skulle behöva jobba dubbelt så länge nästa dag för att komma ikapp. Jag började att gissa mig själv och förlora koll på uppgifter i systemet, särskilt när de hade flyttats fram och tillbaka några gånger. Slutligen kraschade jag efter en 3-dagars workshop när min inkorg var full med minst 5 timmars sortering, kategorisering och nätverksuppgifter. Stapeln var tillbaka till de 12 + tum som jag hade haft när jag började, och det hade bara varit en månad!

Att läsa tillbaka nu känns det så dumt - varför kunde jag inte bara ha gjort jobbet? Tydligt andra människor använder detta system till stor effekt, men synen på den milstolpe inkorgen var bara så demoraliserande! Jag kastade hela saken i papperskorgen och kände mig lite bättre, men mitt inneboende problem kvarstår. Jag är ditzy och flakey och jag menar inte att stå upp med jobbet och spela, men på något sätt hamnar det ändå och jag hatar att göra mig besviken. Några idéer hur jag kan förhindra det?

Signerad, Reklam

G - (aaaah!)

Kära G,

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Din borste med GTD låter som jag själv, förutom att jag tror att min inkorg hade nått cirka 3 meter i höjd innan jag fanns. Jag minns tydligt det som faller över i en skred av papper, visitkort och post-it-anteckningar, och mina hundar rusar in för att undersöka och fina sidor att riva ihop. Jag borde ha skällt dem, men det var en lättnad att se resterna av vad jag borde ha gjort! Reklam

Som jag nämnde förra gången måste produktiviteten passa in i ditt eget personliga ekosystem. Det ekosystemet innehåller dina mål, din personlighet, dina styrkor och svagheter, dina vanor och dina livsförpliktelser. I GTD är produktiviteten allt och sluta allt, ett trubbigt instrument som kan vara effektivt i de rätta händerna, men som kan vara överväldigande eller till och med destruktiv i andra. Låt oss säga att du hade en tomat och behövde klippa den i två. http://www.lifehack.org/articles/communication/when-to-use-email-when-not-to.htmlVill du välja en motorsåg, en slaktkniv, en paringkniv eller en smörkniv? Du måste ha rätt verktyg för jobbet!

Du nämner inte mycket om dina mål, vanor eller styrkor / svagheter i ditt brev, men du har gett mig några tips om din personlighet. Med tanke på den fysiska höjden på din inkorg, ditt behov av att visualisera GTD-stegen och ditt omnämnande att hata för att besvikna människor, kommer jag att gissa att du är Miljö eller Fantastiskt, och jag går ut på en extremitet för att säga det Miljö är din primära och fantastiska din sekundära. Alla har en primär typ som kommer mest naturligt för dem och plockar upp sekundära typer baserat på styrkan av influenser kring dem växer upp.

• Miljötypen är en fantastisk människor person. De har den avundsvärt skickligheten att kunna känna och tolka kroppsspråket och känslan hos människorna kring dem, och de är lyckligaste när de de älskar och spenderar tid med är glada. Det här är ett dubbelkantigt svärd, och jag har sett många miljömedicinare försumma sig till att förstöra deras hälsa till förmån för att stödja dem runt omkring dem istället. Din rutinmässigt överflödiga inkorg är en indikation på ett klassiskt miljöförbund - vilket sparar någonting som kan ha värde för någon, en dag. Låt mig gissa - din e-postbrevlåda är på samma sätt, är det inte?
• Den fantastiska typen är en visuell tänkare, och de ger en imponerande problemlösningsförmåga till varje uppgift som de åtar sig. De har en tendens att gå vilse i vad de gör och förblir förlorade i timmar i slutet, oavsett vad som händer runt dem. Det här är författaren som stannar uppe i morgontidningen och vetenskapsmannen som dyker in i sitt laboratorium med en idé och dyker upp timmar efter att ha glömt att äta, dricka eller göra något annat på sin kalender i den mellanliggande tiden.

Det finns två ytterligare typer, det analytiska och det strukturella.

• Analytisk typ är en lysande stor bildtänkare och kan internalisera och bearbeta information snabbt. Det här är den person som kan titta på ett diagram eller en bild, förstå vad som händer och hur det passar in i hennes mål och tala intelligent om betydelsen av data och nästa steg. De är också mycket ambitiösa, ibland till nackdel för andra delar av sitt liv när de är i strävan efter ett mål.
• Den strukturella typen är den naturligt begåvade systempersonen - de kan se en situation, förstå bitarna och tänka igenom de möjliga möjliga resultaten för att sammanställa en repeterbar process. Medan jag inte känner David Allen personligen säger den enkla existensen av Getting Things Done Empire mig att han är en strukturell. Och system som GTD kan fungera bra - för andra strukturer. Därför ser du så många strukturella system i produktivitetsarenan - det är ett naturligt svar när du ser andra som kämpar för att vilja hjälpa och om du har ett produktivitetssystem som fungerar för dig så kommer du naturligtvis att berätta för andra om det när du ser dem kämpar med produktivitet. Men när en miljö eller en fantastisk försöker använda ett strukturellt system ser vi frustrationen, stressen och den slutliga övergivningen som du beskriver, G - (aaah!). När en analytisk använder ett strukturellt system kan de hantera det men det är inte den bästa användningen av sin tid och förmåga.

Så vad är lösningen för de av oss som har olika styrkor än våra strukturella motsvarigheter? Tja, det beror på de övriga elementen i ekosystemet - dina mål, dina vanor och dina livsförpliktelser. Varför skriver du inte tillbaka och berättar om det första och det tredje, G - (aaah!)? Då kan vi börja testa idéer som har större chans att arbeta för dig. Reklam

Med kärlek,
Kirsten

Nu är det din tur - med tanke på dessa typbeskrivningar, vilken tror du att du är?

Har du ett produktivitetsproblem? Berätta Kirsten allt om det och få en lösning!

Utvalda fotokredit: En grön bil bland många andra bilar via Shutterstock och inline-bild av Johannes Kleske via Flickr (CC BY 2.0)