Det rätta sättet att göra en att göra lista och få saker gjort

Ett av de mest kraftfulla sätten att minska stress och överväldiga när du känner dig orolig för ditt arbete är att sitta ner med en penna och en bit papper och skriva ut alla saker du behöver göra. Vilken författare till Få saker gjorda, David Allen ringer “ett sinnena”. Det lindrar din hjärna av kognitiv överbelastning och när du kan se listade ut alla saker du måste göra får du en känsla av komfort med att veta att det inte är så illa som din hjärna berättade för dig.

Men bara få alla de saker du måste göra ur ditt huvud, får inte jobbet gjort. Det är bara det första steget.

För att verkligen dra nytta av att göra en att göra-lista, finns det få saker du kan göra som gör din att göra-lista mycket effektivare.

1. Var klar om vad du behöver göra

Jag ser ofta att göra listor med uppgifter skrivna som “Prata med Tim” eller “Förbered presentationen”. Problemet med att skriva uppgifter som detta är att de inte är tydliga. Det finns ett antal frågor som förblir obesvarade. Prata med Tim om vad? Vilken presentation? Vad behöver förbereda?

När du skriver en uppgift kommer du att veta vad du vill göra; men efter en helg eller några dagar, vad du vill uppnå har blivit lerig och otydlig. Det är mycket bättre att skriva “Prata med Tim om nästa veckas resa till Berlin” eller “förbereda en skiss för nästa veckas presentation till styrelsen”. Visst kan det ta några sekunder att skriva de extra orden, men du kommer att tacka dig senare när du kommer att göra uppgiften.

Skriva uppgifter som detta gör det mycket tydligt om vad du vill göra. Och när du sätter dig ner för att börja ditt arbete kommer du att veta exakt vad som är inblandat i att utföra dessa uppgifter så att du kan fatta bättre beslut om vad du ska arbeta på. Reklam

Det sparar också mycket tid eftersom tydligheten innebär att du kommer att kunna få rätt filer och komma igång genast, istället för att behöva spendera några minuter för att försöka komma ihåg vad du behöver göra.

2. Slå inte tillfälligt upp datum

Det är väldigt frestande att lägga till ett datum för varje uppgift du skriver - du vill inte glömma att göra det, gör du? -Problemet med att slumpmässigt träffa varje uppgift du lägger på din att göra-lista hamnar du med en överväldigande dagliga lista över uppgifter som inte behöver göra på den dag du har valt, och antingen kommer du att omorganisera uppgifter eller du kommer bara att ignorera dem.

Istället bli mer strategisk. Lägg bara ett datum på en uppgift om du tänker göra det på den dagen. Jag har sett dagligen att göra listor med tjugo till trettio uppgifter när personen har en dag tillbaka till möten. Under dessa omständigheter finns det inga sätt att uppgifterna ska bli färdiga.

Det är okej att lägga på en påminnelseuppgift i din dagliga att göra-något liknande “PÅMINNELSE: Granska Project X - Har någonting att göra?” Eller skapa en lista med samtal att göra och ha en daglig uppgift som berättar om att du granskar din samtalslista. Bara jobba med att hålla din dagliga journall hanterbar och realistisk.

Om du spenderar lite tid varje vecka för att planera din vecka baserat på vad som finns i din kalender hjälper du dig att behålla din att göra-lista mer effektivt. Du kan lägga till datum för dina uppgifter då. När du har en lugn dag på kontoret utan möten, ha en längre lista över doser. Om du är borta på affärsresa, minska antalet uppgifter på din lista.

3. Håll din dagslista till inte mer än tio uppgifter

När jag föreslår detta till människor, skrattar de ofta på mig. De tror att de är mycket busierare än det och måste ha minst tjugo uppgifter på sin lista. Reklam

Problemet här är med alla distraktioner, nödsituationer och avbrott du kommer att få varje dag. Du kommer inte att få de tjugo uppgifterna gjort. Du kommer fram till slutet av dagen frustrerad eftersom du omplacerar tjugofem till femtio procent av de uppgifter du hade på din lista.

Istället spenderar du i slutet av dagen omkring tio till femton minuter och prioriterar nästa dag. Välj de tio viktigaste uppgifterna på din lista och markera dem på något sätt. Många att göra listhanterare har ett sätt att flagga uppgifter och så kan du lägga till en flagga för de 10 uppgifterna du vill få gjort nästa dag.

Detta håller dig inte bara inriktad på vad som är viktigt, men det tvingar dig också att välja de uppgifter som kommer att ha störst positiva effekter på din dag.

När du börjar prioritera din att göra-lista på detta sätt kommer du naturligtvis att bli mer fokuserad och kommer att spendera mer av din värdefulla tid på uppgifter som rör dig framåt i dina projekt och dina mål.

4. Gruppa liknande uppgifter tillsammans

När du tittar på din to-do-lista kommer du märka att många uppgifter är av samma karaktär.

Ring till dina kunder, till exempel. Om du har två eller tre uppgifter på din dagliga lista som innebär att du ringer till dina kunder grupperar du dem och gör dem samtidigt. Planera trettio minuter eller så för att ringa och göra dem en efter en. På samma sätt, om du har uppgifter om e-post, gruppera dem också tillsammans. Du kommer att hitta dig mycket mer gjort och ditt sinne är mycket mer fokuserad på det arbete du gör. Reklam

Det kan bli kaotiskt när du byter mellan olika typer av arbete hela dagen. Det är mycket bättre för din effektivitet och produktivitet göra liknande uppgifter tillsammans. Du har rätt verktyg (appar, telefon e-post etc) öppet och det sparar mycket tid.

5. Gör din att-göra-lista motiverande

När du skriver uppgifter som “svara på e-post” eller “gör kund efterföljande samtal,” Det finns ingen verklig motivation där inne. Det känns bara som att du går igenom rutinen att göra jobbet. Om möjligt skriver du uppgifter som “få e-post inkorg till noll” och “ring mina kunder för att se till att de är glada”. Det här kan tyckas vara förenklat, men mycket av tiden har en att-göra-lista inget känslomässigt värde. Det är bara en lista över arbete att göra.

För att göra listan mer inspirerande, skriv uppgifter så att de framkallar ett känslomässigt svar. Att göra dina kunder lyckliga kommer att vara mer motiverande än att bara ringa dem, för det är ditt jobb eller att konkurrera med dig själv för att få din e-postlåda till noll varje dag ger lite mer gnista till uppgiften.

Läs Nästa

Hur man fokuserar och maximerar produktiviteten (den slutgiltiga guiden)

10 enkla strategier för att göra ditt liv bättre idag

30 bästa avstämnings citat för att få dig tillbaka till jobbet

Ett annat sätt att göra din att-göra-lista mer motiverande är att Håll dagslistan kort. Som jag skrev ovan, när din dagliga to-do-lista inte har mer än tio uppgifter på den, kommer det att känna sig möjligt. Om den har mellan tjugo och trettio uppgifter på den, kommer det bara att känna sig överväldigande. Det är mycket bättre att ta en titt på din dagliga lista och känna sig inspirerad än att titta på din lista och känna demotiverad.

6. Gör en veckovisa recension

För den som har läst David Allens Få saker gjorda bok, kommer du att veta allt om den veckovisa recensionen. Ändå överraskar det mig hur många som hoppar över gör det. Om du vill att din att göra-lista ska förbli effektiv och uppdaterad, är en veckovisuell recension avgörande.

Under veckan när du rusar och gör saker, kommer du att sakna saker. Vi är människor och vi kommer glömma att kolla upp de uppgifter vi har gjort, vi lägger till tidskänsliga uppgifter och lägger inte till ett datum och vi kommer glömma att lägga till uppgifter. Den veckovisa recensionen är där du slutar för en timme och tar en stor bildvy av vad du måste göra. Reklam

Helst bör din veckovisa recension göras på distraheringsfri plats, så du kan bara fokusera på det arbete du ska göra och planera den följande veckan. Ta alla dina uppgifter tillsammans - du kan ha skrivna uppgifter i en anteckningsbok och inte lägga till dem på din göra-lista-och rensa upp uppgifter som inte längre behövs eller har gjorts.

Om du gör en veckovisa recension får du fullständig kontroll. Det gör att du kan stanna på toppen av ditt arbete, bestämma vad du behöver göra nästa och vad som kan skjutas till en senare tid. Det är det bästa sättet jag känner till börjar veckan med en plan och en riktning och det är ett sätt att se till att du gör rätt saker och inte blir upptagen i mindre uppgifter som inte rör dig framåt på dina projekt eller dina mål.

Poängen

När den används ordentligt kan en att göra-lista vara motivationen och drivrutinen som driver dig för att göra ditt bästa arbete och uppnå fantastiska saker. Det håller dig fokuserad på de viktiga sakerna och det slutar att du saknar uppgifter som annars kan gå vilse.

Att göra listor hjälper dig också att minska stress och överväldra dig, för i stället för att försöka komma ihåg allt i ditt huvud har du externiserat allt arbete du behöver göra för att frigöra utrymme i ditt sinne för mer kreativa strävanden.

Låt oss sammanfatta nyckelutrymmet:

• Skriv uppgifter så det är mycket tydligt vad du måste göra. Om du behöver ringa någon, sätt sitt telefonnummer i uppgiften för att spara tid på att söka efter numret.
• Lägg till datum som är meningsfulla och inte slumpmässiga. När din dagliga journall bara har uppgifter som måste göras den dagen kommer du att vara mycket mer fokuserad på rätt arbete.
• Tillåt bara högst tio till tolv flaggade uppgifter per dag på din att göra-lista. Det betyder inte att du bara gör de här uppgifterna. Om du har tid och energi i slutet av dagen kan du alltid göra mer.
• Gruppa liknande uppgifter tillsammans så att du kan fokusera på vilken typ av arbete du gör samtidigt. Detta bidrar till att undvika riskerna med multi-tasking.
• Skriv ut dina uppgifter så att de är meningsfulla och motiverande. Du vill titta på din lista och vara motiverad att fastna i och göra jobbet.
• Aldrig missa att göra en fullständig veckovisa recension. Detta är limet som håller allt tillsammans och relevant.

Mer användbara produktivitetsverktyg

• Pomodoro Tekniken: Är det rätt för dig att öka produktiviteten?
• 18 Apps och verktyg för bästa tidshantering
• 7 Effektiv tidshanteringstips för att maximera produktiviteten
• Hur man fokuserar och maximerar produktiviteten (den slutgiltiga guiden)

Utvalda foto kredit: Cathryn Lavery via unsplash.com