12 hemligheter till ett superproduktivt möte du borde veta

Under mina fyrtioåriga arbeten klagade jag alltid på långa, tråkiga och oproduktiva möten, så gå med i klubben! Ja, möten i gammal stil har negativa effekter på moral, produktivitet och motivation.^[1]

“Han (Warren Buffett) låter inte sin kalender fyllas med värdelösa möten.”- Bill Gates

Så, varför kan inte möten vara kortare, mer produktiva och till och med, vågar jag säga det, kul?

Den goda nyheten är att många företag nu leder vägen för att hantera sina möten.

Här är 12 hemligheter till ett produktivt möte. Om du är chef eller teamledare kanske du vill genomföra dessa. Om du är medlem i ett lag kan du alltid göra förslag så att möten verkligen kan bli superproduktiva.

1. Tiden är inte den verkliga frågan

De flesta människor klagar på att de inte har tillräckligt med tid och möten kan riva dem av den här dyrbara råvaran. Ett annat sätt att titta på det är att helt enkelt koncentrera dig på de energinivåer du har.

Planera i raster så att produktivitetsnivåerna hålls högst. Reklam

“Hantera din energi, inte din tid.” - Tony Schwartz

2. Gör möten kortare

Att ställa in en tidsgräns på 10 eller 15 minuter kan verkligen hjälpa till. Vissa chefer får faktiskt en timer så att den går av när mötet är klart. Det är ingen slump att TED-samtal har en maxgräns på 18 minuter.

Anledningen är att all forskning visar att vår uppmärksamhetstid går i en progressiv nedgång, om möten eller samtal håller längre. Studier gjorda vid Texas Christian University visar att studenterna kommer ihåg mer information efter kortare lektioner.^[2]

3. Planera endast möten när det behövs

De flesta företag har en bestämd tid och dag för möten. Det betyder att produktiviteten saktas ner, bara på grund av ett schema.

Det är mycket bättre att träffas när saker måste göras, beslut och åtgärdspunkter slutförda.

4. Möt stå upp eller någon annanstans

En mycket intressant forskning visar att sitta ner ökar de territoriella frågorna.^[3]

Människor känner sig bekväma och vill också hävda sin ställning eller auktoritet. Detta görs inte så enkelt när man står upp. Reklam

Deltagarna känner sig mindre lugna och vill göra saker snabbare. Det finns andra innovativa sätt att ha möten.

“Men var du än är, vara nyskapande med ditt utrymme. Pröva ett stand-up-möte, eller lämna skrivbordet och gå till parken. Gå ut ur din vardagliga miljö.”- Richard Branson

5. Planera föredragningslistan

Ett kort möte behöver fortfarande en agenda och detta bör cirkuleras före mötet om möjligt. Det hjälper människor att förbereda och fokusera på de frågor som behöver diskuteras.

Här är hur man bygger en mördare mötesagenda som är enkel och effektiv.

6. Skapa en Smartphone Free Zone

Fråga personer om sina kollegor som använder smartphones eller tabletter under möten. Majoriteten bryter mot detta eftersom det visar brist på respekt och visar också att fullt deltagande är fläckigt eller frånvarande.^[4]

Det är mycket bättre att göra mötesområdet en smart telefonfri zon och uppmuntra människor att lämna telefoner ute i en korg med posten som bifogas. Vita huset gör redan detta.

7. Begränsa antalet deltagare

Detta är en av de rekommendationer som nämns i Kristen Gils inlägg, "Start-up Speed".^[5] Hon är VD för Business Operations på Google. Reklam

Läs Nästa

6 enkla vanor på jobbet som direkt ökar produktiviteten

Hur produktivitetsformeln kan motivera anställda att fungera effektivt

Hur man bygger en killer mötesagenda som är enkel och effektiv

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Om du begränsar deltagarna till dem som är direkt involverade i ett projekt eller förfarande, lämnar de de andra mer tid att fortsätta med sitt arbete.

8. Kör mötet som ett urverk

Att ordna ett möte är en väldigt skicklig uppgift. Helst måste du göra några eller alla följande:

• Ange syftet med mötet, t.ex.. - “Vi träffas idag för att slutföra revisionsbesöket”.
• Håll avhandlingar utanför ämnet från dagordningen. De kan sättas i "parkeringsplatsen" om det finns tid i slutet.
• Uppmuntra alla att kasta in.
• Främja uppvisningarna.
• Håll dig till den tilldelade tiden.

9. Ta bort åtgärdspunkter

Den som driver mötet måste hålla allt på rätt håll inom kort tid.

I praktiken betyder det att folk i slutet har en lista över åtgärdspunkter och att de är märkta med DRI (direktansvarig person).^[6]

10. Tillåt övergångstid

Se till att tillräckligt med tid är programmerad före mötet så att människor faktiskt kan komma dit i tid.

Att låta tio minuter före och efter andra engagemang hjälpa människor att få sin handling tillsammans och planera sin frånvaro, även om det är en mycket kort.

En rekord hålls av besluten och dessa kan mailas som påminnelser till alla deltagare. Reklam

11. Översiktens utfall och planera för nästa möte

Om man antar att åtgärdspunkterna kommer att ge de nödvändiga resultaten är det alltid en bra idé att beskriva vad nästa möte ska täcka.

Det behöver inte ställas in i sten, men ska passa in i affärs- och marknadsplanerna. Det bidrar också till att lyfta fram långsiktiga mål.

12. Uppmuntra mötesutbildning

Att delegera några mötesuppgifter både före och under mötet är ett bra sätt att närma sig möteutbildning.

Bestäm vem som ska ansvara för att notera åtgärdspunkter, tidpunkter och dagordningar. Detta kan ske i rotation så att du fortfarande har det övergripande ansvaret för att köra mötet. För att hjälpa dig att skriva mötesminuter på ett effektivt sätt, ta en titt på dessa tips: hur man skriver bra mötesminuter så att ingenting blir förlorat i översättning

Mer om produktivitet på jobbet

• Hur man är produktiv på jobbet: 9 grundregler
• 6 enkla vanor på jobbet som direkt ökar produktiviteten
• Pomodoro Tekniken: Är det rätt för dig att öka produktiviteten?
• Hur produktivitetsformeln kan motivera anställda att fungera effektivt

Utvalda fotokredit: Avbryt via unsplash.com

Referens

[1]	^	The Guardian: Bored meetings
[2]	^	Carmine Gallo: Vetenskapen bakom TEDs 18-minuters regel
[3]	^	SAGE Publikationer: Stå upp får grupper mer sparkade upp för lagarbete
[4]	^	Forbes: Varför framgångsrika människor tar aldrig smartphones i möten
[5]	^	Tänk på Google: Start-up Speed
[6]	^	Museen: Länkar vi älskar: Mastering av mötet