Imponerande din chef med Time Management 2.0

Du vet att du har lite problem när din chef berättar att du behöver förbättra dina tidshanteringsförmåga.

Tidigare, när träningsbudgetarna var något vanliga var lösningen lätt. Anmäl dig till en klass i New Jersey, se till att chefen är involverad i planeringen, erbjuda en sida efter kurs “sammanfattning,” och maila ett tack för möjligheten att byta liv.

Enkel.

Nuförtiden kommer chefen sannolikt att förneka kostnaden för undervisnings-, flyg-, hotell- och måltidsutgifterna medan han fortfarande förväntar sig att se några förbättringar.

Ingen har tid att läsa en av de böckerna fyllda med “1001 Crazy Tips från onormalt anal, obsessiva människor.” Vad är en redan överarbetad professionell att göra? Reklam

Att göra uppgiften svårare är det faktum att tiden faktiskt inte kan hanteras av någon - termen är vilseledande. Vad heter “dålig tidshantering” är mer av en dom som din chef gör om försenade svar, missade möten, brutna löften, stressigt beteende och oanmälda e-postmeddelanden. Är de verkligen i tid?

Bortsett från att man plötsligt ökar motivationen finns det faktiskt några enkla förändringar i beteende (det vill säga vanor) som alla kan implementera som faktiskt gör skillnad eftersom de är ganska synliga för den som är i Charge.

Habit # 1 - Äg ditt system

Det är viktigt tidigt att visa för din chef att du tar hand om situationen. Det enklaste sättet att göra det är att först övertyga dig själv om att du verkligen har ett tidsstyrningssystem, och att du håller på att ge det en seriös översyn och en eventuell uppgradering.

Ditt system består av dina vanor, tiden som ställs in i ditt liv, och det är övergripande mål (för de flesta människor är syftet med deras system att producera något som “större produktivitet” eller “sinnesro.”)

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Ge dina chefsuppdateringar om dina framsteg när du ändrar ditt system, och en uppfattning om de uppgraderingar du utför. Innan du slutar och köper en arrangör på $ 500, se till att du genomför de andra vanorna nedan.

Habit # 2 - Skriv ALLA Ned

Skriv allt som din chef ger dig att göra i en kudde som reser med dig överallt. Reklam

Aldrig någonsin lita på ditt minne, och vid de tillfällen när det är frestande att göra det, gör aldrig det. När du är med din chef och skjuter brisen över drycker, ta med din kudde för att få den svala idén du kommer upp med mellan martini.

Vid något tillfälle frågar din chef - “Vad händer med dynan?”

Förklara: “Det är den viktigaste ingången till mitt nya tidhanteringssystem.” Detta kan mycket väl vara ett av de sätt som du kan visa för honom att ditt system genomgår en seriös översyn.

Habit # 3 - Säg aldrig “Ja” Utan kontroll

När din chef ber dig göra någonting, aldrig, någonsin säga “Ja” utan att kontrollera din kalender.

Detta är en kritisk vana att utveckla, och en som kommer att tjäna dig för en livstid.

Poängen här är enkel - som professionell är din tid värdefull och anställda som alltid säger “Ja” utan att överväga resten av det arbete som de behöver slutföra är antingen underarbetade eller oansvariga. Antingen av dessa åsikter, om de lämnas för att dröja för länge, kan vara en döds kyss. Reklam

Poängen är inte att vara en rycka.

Istället är poängen att visa en vilja att hoppa på uppgiften omedelbart. Samtidigt visa en oförmåga att begå utan att veta exakt vad förfallodagen är och hur uppgiften ska planeras före eller bakom dina andra åtaganden.

Det här är en så kraftfull övning som många misslyckas med att genomföra, även efter många år på kontoret, att det är värt att börja nu - även när du vet att din kalender är tom.

I början kan slutresultatet inte förändras mycket när det gäller ditt ordspråk “ja” eller “Nej” men din chef kommer att få poängen: Du är någon som tar sin tid på allvar.

För extra poäng, låt din chef veta att i ditt nya tidsstyrningssystem planerar du aldrig själv utan att överväga alla dina åtaganden. Denna övning säkerställer att du ger dig en realistisk chans att uppfylla alla dina åtaganden.

Habit # 4 - Kontrollera bara e-post på en schema

Den fjärde vanan är kanske det svåraste att genomföra, eftersom din chef bara vet att du använder den när ett misslyckande inträffar. Reklam

Genomför praxis att kontrollera e-post vid schemalagda tider under hela dagen. När den planerade tiden kommer, spendera tillräckligt med tid för att läsa och bearbeta varje enskild bit av e-post.

Mellan de schemalagda tiderna för att läsa e-post, stanna ut ur din e-postkorg och besök bara den om du har extra tid på händerna.

Kryssmomentet kommer när din chef skickar dig ett e-postmeddelande som du inte har läst, då kommer du att förklara “Jag har inte läst det än. I mitt tidsstyrningssystem planerar jag de specifika tider där jag läser e-post så att jag kan bearbeta varje enskilt objekt på något sätt. Det är bäst att ringa mig på min mobil för brådskande föremål.”

Den goda nyheten är att om du fortsätter denna övning blir det lättare att uppnå målet att så många begär - en tom e-postlåda.

När det målet uppnås kan du också berätta för din chef “Mitt nya system tillåter mig att behålla en tom (eller noll) inkorg. Jag brukade ha 10 000 olästa e-postmeddelanden och det har varit tomt i sex månader nu.”

De flesta chefer kommer antingen att förvåna sig för att de har 20 000 olästa saker och de vill ha vad du har. Eller de kommer att ge dig ett konspiratoriskt leende och en blink som säger “Välkommen till klubben.”

Antingen svar kommer att berätta för dig som har förvandlat uppfattningen runt och gjort vad du frågade om. Din chef har sett dina nya färdigheter i aktion, och du har vridit en skadlig uppfattning.