Gör möten mindre hatliga och mer produktiva

När många människor föreställer möten, bildar de en chef eller handledare som sprider av krav och statistik under en längre tid medan anställda stirrar i tankar mot huvudet på rummet. Dessa möten kan vara ett enormt slöseri med tid om chefer inte involverar anställda, och de anställda saknar fokus och engagemang för att en specifik dagordning slutförs. Men när möten är interaktiva, fokuserade och välplanerade kan de vara otroligt produktiva. Tre aspekter att fokusera på när man sätter ihop ett kontorsmöte är:

1. Gör dem minnesvärda

Varje möte ska stå ut på egen hand för att göra det unikt och värt att komma ihåg. Planera möten för udda tider, till exempel kl 9:17 i stället för 9:15 eller 9:30. Kommunikationschef för TINY Pulse Neal MacNamara förklarar att konsekvent schemaläggning av möten vid 8:48 har “eliminerad tardiness nästan helt” inom hans företag. En sådan enkel förändring kommer att hålla anställda på tårna på morgonen i mötet, och ingen kommer att komma i att dra sina fötter några minuter sen. Reklam

Använd isbrytare för att börja mötet, men få dem att relatera direkt till dagens agenda. Ge arbetstagarna tid att ta sina tankar ut i luften, så de är inte rädda för att tala upp när diskussionen svänger mot ämnet de pratade med en kollega i några minuter tidigare. Detta “anslutning före innehåll” Metod har gjort det möjligt för anställda hos LivePerson att lära känna varandra bättre och känna sig mer bekväma att prata om ett problem de hade ställt inför.

Josh Neblett, grundare och vd för e-handelsföretaget Etailz, anser att de sista 5-10 minuterna av ett möte ska användas för frågor eller oro som kan ha uppstått under hela mötet. Snarare än att säga till anställda “kom och se mig på mitt kontor om du har några frågor,” Denna avsiktliga tid är inställd för att möta problem med huvudet. Detta är särskilt effektivt eftersom det är troligt att mer än en person har en liknande fråga och mötesledaren kan få svaret direkt till alla snarare än att svara individuellt fem olika gånger. Reklam

2. Gör dem effektiva

Alla möten bör ha en särskild agenda som dikterar exakt vilka ämnen som ska diskuteras. VD för Brivo Steve Van Till skapad “Ingen re-hash” ping pong paddlar för alla anställda att använda under ett möte när någon tar upp något som antingen redan har diskuterats i längd eller kommer att förringa dagordningen till hands. I stället för att fördjupa punkten eller slösa bort tiden att säga “Vi har redan pratat om det här, men om du har några frågor ... ”, Andra medlemmar av mötet kan enkelt höjda paddeln och talaren vet att han ska rädda vad han har att säga tills han kan tala med chefen privat.

Läs Nästa

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Övriga kontor har genomfört straff för att komma sent till möten. Dessa straff är inte svåra; snarare är de humoristiska och pinsamt sätt att hantera avbrott och tardiness. Ett företag tvingar sentkomna att gå på att sjunga en barnkammarrymma eller en annan sång, vilket givetvis gör dem obekväma när fokus flyttar från allvarligt affärer till en sådan menial avbrott. Ett annat företag har infört en policy som tvingar medarbetare att donera till företagets välgörenhet om deras mobiltelefon går av och avbryter ett möte. Dessa motståndare fungerar verkligen mer än någon faktisk disciplin skulle samtidigt behålla en hög känsla av anställdas moral. Reklam

3. Gör dem korta

Alla gillar korta möten, eller hur? Tja, alla möten skulle kunna vara kort om tiden används effektivt. Medan anställda bör hållas ansvariga för deras aktualitet och uppmärksamhet under mötena, är den som ringde mötet den som behöver ha effektiv tidshantering för att kunna vara effektiv. Att ha (och hålla fast vid) en tydlig, kortfattad dagordning är det första steget att sätta ihop ett möte som inte överstiger det välkomna. Många företag genomför en trettio minuters timer, med vetskap om att människor är hårda kablar för att kunna fokusera för endast 25-30 minuter åt gången, och allt över den tidsperioden kommer att gå i ett öra och ut i det andra. Du kan också överväga att "straff" har implementerats för att springa över tiden, till exempel att donera till företagets välgörenhetsorganisation eller semesterns festkruka. På detta sätt måste både deltagare och de personer som löper mötet följa tidsbegränsningen.

Slutsats

Möten har en dålig rap eftersom de ofta försvårar företagets produktivitet, vilket är det exakta motsatsen till vad de ska göra. Precis som alla andra progressiva och innovativa åtgärder som tagits i näringslivet idag möjliggör ledarna att effektivisera mötena och förvissa sig om att anställda får ut det mesta av mötet genom att tänka på mötesstrukturen genom att tänka utanför lådan. Reklam

Utvalda fotokredit: 140811-N-AF077-043 / Ash Carter via farm4.staticflickr.com