Matthew Goodman
0 
4837
1265
För hela den fullständiga, oförändrade artikeln, besök Leo Babautas blogg, Zen Habits
"Och ingen kommer att höra brevbärarens slag
Utan en hjärtförlängning.
För vem kan bära att känna sig bortglömd?
~ W.H. Auden
E-post kan vara ett bra verktyg, och e-post kan vara ett verktyg för förhalning eller överväldigande.
Det är inte e-post själv som avgör, det är hur du använder det. Reklam
Det var en tid då jag förklarade e-post konkurs, men idag gör jag det 2-3 gånger dagligen och makt genom det snabbt och minimalt.
Jag har utvecklat en rad vanor som fungerar för mig och hjälper mig att hålla e-post minimal och produktiv och kan fortfarande fokusera på mer viktigt arbete. Jag kan ärligt säga det minst en gång om dagen, min inkorg är tom, och det är en trevlig känsla. Reklam
Jag erbjuder dem här för att inte säga att det här är de e-postvanor du ska följa, men att visa en persons sätt att göra saker.
Mina viktiga e-postvanor
De e-postvanor som fungerar för mig: Reklam
- Begränsade e-postbehandlingstider. Jag håller inte e-post öppen hela dagen, och jag öppnar det inte ofta. Jag har kommit till frid med tanken på att jag kan låta e-posthopp upp till 20-30 meddelanden och min värld kommer inte att kollapsa, och det kommer inte att bli svårt att bearbeta för att tömma. Observera att jag kallar det “e-postbehandlingstid”, inte “e-post läsningstid” - Jag öppnar min e-post och process för att tömma, istället för att bara läsa saker och lämna dem i inkorgen.
- Vidta åtgärder. När jag öppnar ett email gör jag ett snabbt beslut: radera / arkivera, agera nu (om det tar en minut eller två) och svara / arkivera, skicka ett snabbt svar (och sedan arkivera), lägg till i min todo lista senare (och stjärna och sedan arkiv). I inget av dessa fall är e-posten kvar i inkorgen.
- Lägg omedelbart saker i kalendern. En av mina bästa vanor är att öppna min kalender omedelbart när det finns ett datum från ett email som jag behöver komma ihåg. Om någon vill träffas eller Skype eller träna, går det på kalendern. Om jag behöver följa upp någonting nästa vecka går det på kalendern. Det är automatiskt nu, och så glömmer jag sällan någonting.
- Tangentbordsgenvägar. Jag använder Gmail, som har en stor uppsättning genvägar för behandling av e-post. Jag tillbringade några minuter att lära dem, och om du medvetet använder dem, blir de snart ett muskelminne. De viktigaste för mig: "gi" att gå tillbaka till inkorgen, "a" för arkiv, Shift-3 för att radera, "c" för att skriva, 'r' för svar, 'f' för framåt, 'a' svara på alla, "gs" för att gå till mina stjärnade meddelanden, fliken Retur när jag skriver ett meddelande för att skicka och arkivera det. Jag har också den inställd att gå till nästa meddelande i inkorgen, efter att jag raderat eller arkiverat ett meddelande, istället för att gå tillbaka till inkorgen, så jag snabbt behandlar från början till botten.
- Håll e-postmeddelanden korta. Jag brukar svara med 1-3 meningar. Det är sällsynt att jag ska skicka ett meddelande längre än 5 meningar, och om jag gör det måste jag verkligen motivera det till mig själv. Om något behöver skrivas i längre form, föredrar jag att öppna ett nytt Google Doc, skriva upp det och dela det med personen (dokument är bättre för delning, samverkan, redigering och läsning). Att hålla e-postmeddelanden kort betyder att det är snabbt att svara, och den andra personen behöver inte vada genom en uppsats för att få nyckelfakta.
- Snabb todo lista lägger till. En e-postbrevlåda är inte en bra todo-lista eftersom 1) dina todos är blandade med alla andra saker som gör det svårt att ta reda på vad som behöver göras; 2) Ämnesraderna i e-postmeddelanden innehåller inte ofta den verkliga åtgärden som behövs, så du måste komma ihåg vad som behöver göras när du skannar dina ämnesrader. och viktigast av allt 3) När du checkar din todo-lista (din inkorg) kommer andra meddelanden att kräva din uppmärksamhet, så du är alltid distraherad. Bättre är att hålla ett enkelt textdokument. Jag använder Launchbar för att lägga till text i min todo-lista, så att lägga till ett todo-objekt handlar om några tangenttryckningar. Det gör det enkelt, vilket innebär att jag snabbt kan bilda en fin lista utan distraheringar i en inkorg.
- Håll endast olästa e-postmeddelanden i inkorgen. Den här är endast för avancerade användare, men jag har hackat min Gmail-inkorg så att endast olästa e-postmeddelanden finns i min inkorg. Vad det här betyder är att om jag läser ett e-postmeddelande och inte handlar om det, försvinner det från min inkorg. Det tvingar mig att agera nu, eller jag kommer att förlora e-posten till etern. Det här är inbyggd motivation för att faktiskt behandla e-postmeddelandet, och i praktiken hjälper det dig att hålla din inkorg tom. (hat-tip till dbuntix)
- Bokmärk eller läs senare. Ofta skickar någon mig något att läsa (något de har skrivit eller en artikel som de gillar). Jag öppnar länken, sedan bokmärke den för att läsa senare, eller lägg till Instapaper för att läsa senare. På så sätt spenderar jag inte mycket tid på e-post eftersom jag har mycket läsning att göra.
- Filtrera hänsynslöst. När ett email visas i min inkorg som jag inte behöver se, och det är troligt att det kommer att hända igen, kommer jag att träffa “säga upp”, eller omedelbart skapa ett filter så det kommer inte att komma in i min inkorg igen. Detta minskar mina e-postmeddelanden drastiskt. Jag är hänsynslös mot det, och kommer till och med att tillämpa det på personer som stör mig.
- Stäng e-post när du är klar. När jag har behandlat min e-post så mycket som möjligt kan jag stänga den. Jag behöver inte öppna den igen tills timmar senare, om alls.
Om din inkorg är riktigt full så här kan du rensa ut det snabbt: för att-dos som finns i din inkorg, stjäla dem, sätt dem på en att göra-lista och arkivera. Arkivera och ta bort andra, gör några snabba svar, sätt allt annat i en “att läsa” eller “att bearbeta” mapp om du behöver. Nu har du en tom inkorg som du kan hålla tom med vanorna i den här artikeln.
Läs Nästa
7 sätt att bli av med negativ energi och bli positiv
10 saker en lycklig person gör annorlunda
7 Kraftfulla vanor att vinna i kontorspolitiken
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln Reklam
Att ha bra e-postvanor är viktigt helt enkelt för att om du litar på dig själv att behandla e-post effektivt, kommer du inte att oroa dig för det. Du kan låta den stapla upp som du gör viktigare arbete, med sinnesro som kommer ifrån att du får det att tömma när du bestämmer dig för att komma till det.